iletişim yönetimi - Communications management
| İş idaresi |
|---|
| Bir işletmenin yönetimi |
İletişim yönetimi , bir kuruluş içindeki ve kuruluşlar arasındaki tüm iletişim kanallarının sistematik olarak planlanması , uygulanması, izlenmesi ve gözden geçirilmesidir ; ayrıca bir organizasyon, ağ veya iletişim teknolojisi ile bağlantılı yeni iletişim direktiflerinin organizasyonunu ve yayılmasını da içerir . İletişim yönetiminin yönleri, kurumsal iletişim stratejileri geliştirmeyi , iç ve dış iletişim yönergelerini tasarlamayı ve çevrimiçi iletişim de dahil olmak üzere bilgi akışını yönetmeyi içerir . Bir organizasyonun iletişim sınırları içinde sistematik olmasına yardımcı olan sadece bir süreçtir.
İletişim ve yönetim birbiriyle yakından bağlantılıdır. İletişim, iki veya kişinin bilgi alışverişi süreci olduğundan ve yönetim, temel olarak insanlarına bilgi veren yöneticileri içerir. Dahası, İletişim ve Yönetim tam anlamıyla el ele gider. Kontrolü genişletmenin yolu budur; proje yönetiminin temel bileşeni. İyi bir iletişim yönetim sisteminin avantajı olmadan, baştan sona bir görevin geliştirilmesiyle ilgili döngüler gerçekten zorlanabilir. Ayrıca ekipteki tüm bireyler arasında bilgi yardımı sağlamak için gereken temel proje bütünlüğünü sağlar. Bu bilgi, ilişkilendirme içinde alçalan, yukarı ve yatay olarak akmalıdır. Ayrıca proje kontrolünün hem Master hem de hizmetkarıdır. Projenin birleştirilmesine yönelik sürecin entegratörü olan eylem bileşenidir. Proje yönetimi hem bir zanaatkarlık hem de bir bilim olduğundan, proje yöneticisi, planın ve inşaat ekibinin çok disiplinine liderlik eder.
Yönetimde İletişimin Rolü
Yönetimin rolü, organizasyonun kendi hedeflerine ulaşmaktır. Bunu yapabilmek için, yöneticiler basitçe neyin, ne zaman ve nasıl yapılacağını ve biteceğini tanımlayan bir eylem planı yapmalıdır. Planı uygulamak için yöneticiler, bilgileri organizasyondaki herkese iletmelidir. İyi iletişim, bireylerin örgütte bir yerleri olduğunu ve örgüte yardım etme ihtiyacı hissetmelerine neden olan bir kültür oluşturmaya yardımcı olduğu kadar tavsiyelerde bulunur.
Kuruluşlar, konuşma, sinyal veya yazı yoluyla fikir, mesaj veya bilgi alışverişi olarak tanımlanan iletişime tamamen bağımlıdır. İletişim olmadan, organizasyonlar çalışmaz. İletişim azalır veya engellenirse, tüm organizasyon bundan zarar görür. İletişim kapsamlı, doğru ve zamanında olduğunda, organizasyon canlı ve etkili olma eğilimindedir.
İletişim, dört ana nedenden dolayı tüm yönetim sürecinin merkezinde yer alır:
1) İletişim, bir yönetim sürecidir. 2) İletişim, insanların bilgi edindiği ve değiş tokuş ettiği başlıca araçtır. 3) Bir yöneticinin en çok zaman alan faaliyeti iletişimdir. 4) Bilgi ve iletişim, örgütlerde gücü temsil eder.
Hem sözlü hem de yazılı olarak iyi iletişim kurma yeteneği, kritik bir yönetim becerisi ve etkili liderliğin temelidir. İletişim yoluyla, insanlar birbirleriyle bilgi alışverişinde bulunur ve paylaşır ve birbirlerinin tutumlarını, davranışlarını ve anlayışlarını etkiler.
İletişim Yönetiminin Önemi
Temelde her şeydir ve herkesin izleyeceği basit bir plan değildir. Bir plan yaptığınızda ve herkesi hazırladığınızda, tüm görev boyunca düzenlemeyle ilgilenen kişi veya bir nokta kişi olmanız mümkündür.
Bir proje boyunca sağlam bir iletişim yönetimi sağlamak için bir iletişim yönetim planı oluşturulmalıdır. Bir iletişim yönetim planının faydaları beş katlıdır:
- Hem müşterinin / paydaşların / ekip üyelerinin başvurabileceği yazılı bir çerçeve. Bu, arabuluculuğa ihtiyaç duyulması durumunda yardımcı olabilir; tekrar başvurabileceğiniz yazılı bir belge yolunuz vardır. Proje için izlenen zaman boşlukları olması durumunda referans olarak ödenecek hesaplar için de faydalı olabilir.
- Planın kendisi, çıktılar kalite güvencesi için test edilmeden önce bitmiş bir projeyi tahmin etmemek için paydaşlardan beklentileri yönetecektir.
- İletişimin paylaşıldığı noktalar, her iki paydaşın da proje sürecine ve nihai ürüne değerli geri bildirimler sağlamasına olanak tanır ve ekip üyelerine, iki grup arasındaki uçurumu kapatarak birlikte beyin fırtınası yapma şansı verir.
- İlgili herkesin riskleri ve sorunları erkenden daha iyi keşfetmesini sağlar.
- Gereksiz defter toplantıları yapma ihtiyacını ortadan kaldırarak hem zamandan hem de paradan tasarruf sağlar.
- İletişim, organizasyonel çatışmayı yönetmeye yardımcı olur. Putnam (2013)
Örgütsel Çatışmanın Tanımı – Putnam & Poole (1987) çatışmayı “amaçların, amaçların, değerlerin karşıtlığını algılayan ve diğer tarafı bu amaçların gerçekleştirilmesine potansiyel olarak müdahale eden olarak gören birbirine bağlı insanların etkileşimi” olarak tanımlar (s.552). ). İletişim, çatışma çözme sürecini kolaylaştırır ve dengeli ilişkilerin korunmasına yardımcı olur ve kuruluştaki etkilenen bireyler ve gruplar arasındaki etkileşimlere ilişkin parametreleri belirler.
Putnam (2013), "birkaç bilim insanı iletişimin çatışmanın temel bir özelliği olduğunu reddeder." Thomas ve Pondy'nin (1977) kuruluşlardaki çatışmaya ilişkin kapsamlı incelemelerinde bunu belirttiğini ve "Çatışma yönetimini anlama konusunda en çok ilgilendiğimiz şey iletişimdir" demiştir. ve çatışmanın kendisini canlandırın (Putnam & Poole, 1987) Putnam (2013) ayrıca “iletişim, çatışmanın sosyal olarak tanımlanmasının aracıdır” (Simons, 1974b. s.3)
Kaynak:
Putnam, L. (2013). Çatışma ve iletişime ilişkin tanımlar ve yaklaşımlar. JG Oetzel & S. Ting -Toomey'de SAGE el kitabı çatışma iletişimi (s.1-40). Thousand Oaks, CA: SAGE Publications Inc. doi: 104135/9781452281988.n1
Daha İyi İletişim Yönetimi İçin İpuçları ve Teknikler
- Orijinal planınıza proje manzarasının bir tanımını ekleyin.
- İletişim sürecinin bir sahibini atayın.
- Bir inceleme süreci ekleyin.
- İletilecek iletiler için bir sistem kurun.
- Toplantılarınızı yönetin.
İletişim Yönetiminde Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
Her başarılı projenin temel taşı etkili iletişimdir. Hedefler, sorumluluk ve beklentiler ile performans ve geri bildirimler ile çeşitli paydaşlarınıza proje güncellemeleri hakkında net iletişim, tamamen sizin sorumluluğunuzdadır.
- Yerinde bir iletişim planı var mı
- İletişim beklentilerini erken belirleyin
- Açık ve net olun
- kitlenizi tanıyın
- Proje ekibinize destek olun
- Pasif agresif olmayın.
- Proje sürecini mikro yönetmeyin.
- Elektronik iletişime güvenmeyin.
- Her şeyi belgelemeyi unutmayın.
İletişim yönetimi ve proje yönetimi
Proje yönetiminde, iletişim yönetimi aşağıdaki soruları ele almalıdır:
- Hangi bilgilerin projeye girip çıkması gerekiyor?
- Kimin hangi bilgiye ihtiyacı var?
- Bilgi ne zaman gereklidir?
- Bilginin formatı nedir?
- Bilginin iletilmesinden ve sağlanmasından kim sorumlu olacak?
Ayrıca, bu yalnızca kılavuz görevi görür ve maliyet ve bilgiye erişim gibi diğer faktörleri hesaba katmalıdır.
Project Management Institute (1996) tarafından tanımlandığı gibi, proje iletişim yönetimi, proje bilgilerinin zamanında ve uygun şekilde oluşturulmasını, toplanmasını, yayılmasını, depolanmasını ve nihai olarak elden çıkarılmasını sağlamak için gerekli süreçleri içerir. Proje İletişim Yönetiminde aşağıdaki iletişim süreçleri yer alır:
- İletişim Planlaması - Bu aşamada, hedeflere ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak için sorunlar, ihtiyaçlar ve gelecek planları belirlenir.
- Bilgi Dağıtımı – Bu, paydaşlar ve kuruluşun diğer üyeleri tarafından ihtiyaç duyulan bilgilerin yayılmasını içerir.
- Performans Raporlama – Bu, durum raporlaması, ilerleme ölçümü ve organizasyonun geleceği için tahminleri içerir.
- İdari Kapanış – Bu, aşamayı veya proje tamamlamayı resmileştirmek için bilgi üretmeyi, toplamayı ve yaymayı içerir.
Organizasyonlarda Yönetim ve İletişim
Yönetim ve iletişim birbirine sıkı sıkıya bağlıdır. Tanımlandığı gibi, iletişim, bilgilerin iki veya daha fazla kişi arasında (makineler, örneğin bilgisayarlar dahil) paylaşıldığı süreçtir. Yönetim literatürü (Lumenways.com), her yönetim rolünün - planlama, organize etme, yönetme ve kontrol etme - etkili iletişime bağlı olduğunu tartışır. Bu nedenle, yöneticiler üzerinde hareket edilecek doğru ve ilgili bilgileri elde edebilmeli ve paylaşabilmelidir. Doğru bilgiler gönderildiğinde, alındığında ve paylaşıldığında, çalışanlar bilgilendirilebilir, bu da onları iyi performans göstermeleri için daha güçlü hale getirir. Ancak bilgiler karıştırıldığında ve yanlış yorumlandığında muhtemelen yanlış bilgiler yayılarak iletişim hatasına neden olacaktır. Organizasyonda önemli bir sorun olması muhtemeldir.
Bu nedenle, bir yöneticinin yönetiminde ve liderliğinde iletişim sürecinin temellerini etkili bir şekilde anlaması ve uygulaması zorunludur. Ayrıca, Lunenburg (2010) bir mesajı çarpıtan 'gürültüyü' tanır. 'Mesajın farklı algılanması, dil engelleri, kesintiler, duygular ve tutumlar gürültü örnekleridir' ve bu da kişinin örgüt üyelerine ve üyelerinden net bir mesaj almasını engellemektedir. Stereotipler, önyargı (kişisel önyargı), duygular (duygular) ve dil de iletişim sürecinde 'gürültü' işlevi görebilir. Yöneticilerin kendi kuruluşlarında etkili iletişimin önündeki ortak engelleri tanımaları da önemlidir. Çok kültürlü bireylerle dolu bir dünyada, bir örgütün üyeleri farklı ve tanıdık olmayan normlara ve adetlere sahip olabilir. Bu nedenle yöneticiler, çalışanlarını yaygın olarak uygulananlara göre ayrımcılık yapmamaya, başkalarının duygularını kabul etmemeye (empati) ve herkesin mesajı net bir şekilde alması için basit bir şekilde iletişim kurmamaya dikkat etmelidir. Etkili yöneticiler, çevredeki radikal değişikliklere rağmen, yönetim ve liderlik uygulamalarının yanı sıra etkili iletişim becerileri ve BİT uygulamaları konusunda usta olmalıdır. Bu, organizasyonun daha verimli bir performans göstermesine yol açacaktır. Bunlarla, bir yönetici sonunda küresel dünyada öne çıkacaktır.
İletişim Süreci
Bazıları, bir kişinin bir mesaj gönderdiği ve birisinin alacağı iletişim sürecinin basit görünebileceğini söyleyebilir. İletişim süreci bir mesajın nasıl iletildiğini ve alındığını açıklar. İletişime bir süreç olarak bakıldığında, onun unsurlarına da bakmak gerekir. Berlo'nun iletişim modeli (1961), model kaynak, alıcı, mesaj, kanal ve geri bildirim gibi yaygın olarak kullanılan öğeleri açıkladığı için süreci tartışmak için iyi bir örnektir. Ongkiko & Flor'un (2006) belirttiği gibi, uygulamada en yüksek sosyal faydayı elde etmek için iletişim sürecinin temel bir anlayışı önemlidir.
Berlo'ya (1961) göre (Ongkiko ve Flor, 20016'da alıntılanmıştır) kaynak, bir kişi veya bir grup insan için “bir amacı, bir iletişim kurma nedeni olan” anlamına gelir. Burada kaynak, iletişim sürecinde başlatıcı görevi görür. Öte yandan alıcı, iletişim sürecinin diğer ucundaki kişi veya kişiler grubudur.
Berlo'ya (1961) göre alıcı, kaynak iletişim kurduğunda (sözlü veya sözsüz) dinlediği iletişimin hedefidir. Mesaj, kaynaktan bir koda veya sistematik bir semboller grubuna çevrilmiş iletilen fikir, amaç veya niyettir. Berlo (1961) bir mesajın üç faktörünü tanımladı: mesaj kodu (örneğin dil), mesaj içeriği (örneğin sunulan bilgi, sonuçlar, vb.) ve mesajın işlenmesi (örneğin hikayenin açısı, haber çerçevesi, vb.).
Kanal, mesajın iletildiği ortamdır. Bunlar ses dalgaları (mesaj araçları), mesajların şifrelenmesi ve şifrelerinin çözülmesi için bir mod olarak hizmet eden bir yöneticinin konuşma mekanizması veya hatta araç taşıyıcı olarak hizmet eden hava şeklinde olabilir (Berlo, 1961). Geri bildirim, bir alıcı iletilen mesajın kodunu çözdüğünde (mesajı dönüştürdüğünde), ardından bir mesajı kodladığında ve kaynağa geri gönderdiğinde gerçekleşir. Bu aynı zamanda alıcının gönderene mesajın iletildiğini ve nasıl yorumlandığını belirtmek için geri bildirim gönderebildiği etkileşimli bir iletişim sürecini (lumenlearning.com) gösterir. Etkileşimli iletişim, bir ileri geri mesaj alışverişi olduğu anlamına gelir ve bu, kaynağın mesajın alındığını ve doğru şekilde yorumlandığını garanti edebilir.
Proje yönetiminde yöneticiler, bir iletişim sürecinde her zaman sürekli değişen, dinamik ve etkileşim halinde olan unsurların olduğunu düşünmeli ve anlamalıdır (Ongkiko ve Flor, 2006). Ayrıca, öğeler arasındaki olaylar ve ilişkiler şu şekilde görülür: devam eden, döngüsel, sürekli değişen, başlangıcı ve sonu olmayan, birbirine bağlı ve birbiriyle ilişkili.
Bir organizasyonda, etkili bir yönetici, astlarıyla iyi ve yetkin bir şekilde iletişim kurmalıdır. Yöneticilerin ve liderlerin, kendilerinden tam olarak ne beklendiğini anlamak için fikirlerini ustaca ifade etmeleri ve üyelerine net bir şekilde talimat vermeleri esastır (Lumenlearning.com). Bir kuruluşta etkili iletişim, sağlam karar verme ve planlama için bir temel olabilir, kuruluşta sorunsuz ve verimli çalışma ve koordinasyonu kolaylaştırır, yönetim kapasitesini artırır, halkla ilişkiler için yararlı bir araç olabilir (imaj oluşturma), üretkenliği artırır ve diğerleri .
Basit görünebilir, ancak iletişim süreci, bir kişinin bir mesaj gönderdiği ve diğerlerinin onu aldığı bir süreçten daha fazlasıdır. İletişim sürecinde mesajın doğru ve doğru bir şekilde gönderilip alınması gerekir. Mesajı kodlayan göndericiden, mesajı bir kanal üzerinden gönderecektir. Alıcı şimdi mesajın kodunu çözer ve ardından mesajı gönderene geri bildirimde bulunur. Geri bildirim, mesajın alıcı tarafından nasıl yorumlandığını gösterir. Gönderenin mesajı nasıl kodladığıyla aynı olabilir veya olmayabilir.
Etkili İletişim için Dört Adımlı Süreç Proje yöneticisi ve proje ekibi, kimin hangi bilgiye ihtiyacı olduğunu belirlemek için birlikte çalışır. Diğer bir deyişle, proje yönetimi, bu gereksinimlerin nasıl sağlanacağını planlamak için başarılı iletişim gereksinimlerinin neler olduğunu bilmelidir.
1. İletişim Gereksinimlerini Belirleyin
Proje sponsoru Kisper, kollarını daha da genişleterek, “Bu kadar büyük sayıda paydaşla bu büyüklükte bir proje bu kadar iletişimi gerektiriyor” dedi. “İletişim, şüphesiz bir proje yöneticisinin en önemli işidir.”
2. 5W'leri (Neden, Ne, Ne Zaman, Nerede, Kim) ve 1H'yi (Nasıl) tanımlayın
- Kime iletilmesi gerekiyor. Bu, iletişim formülüne dayalıdır ve belirlenmesi gerekir.
- Ne iletilmesi gerekiyor. Projeyle ilgili tüm bilgilerin ekipteki herkese iletilmesi gerekmez.
- Ne zaman iletilmesi gerektiği. İletişimin zaman çizelgesi izlenmelidir.
- Nereye iletilmelidir. Ekip çok sayıda insanı içeriyorsa, bireysel düzeyde ve ekip düzeyinde iletişimin çözülmesi gerekir.
- Bilgi iletişimi neden önemlidir ve hangi düzeyde önemlidir. Değişimden ziyade suç olduğu için neden teşvik edilmiyor?
- İletişimin nasıl yapılması gerekiyor. E-posta, telefon veya ekip üyelerine yapılan bir sunum yoluyla mı yapılıyor?
3. Kurumsal Çevresel Faktörleri Tanımlayın ve Yerleştirin
İletişim yönetimi süreçlerinin çoğu, kurumsal çevresel faktörlerle bağlantılıdır.
4. Organizasyonel Süreç Varlıklarını Tanımlayın
Organizasyonel süreç varlıkları, proje yöneticisinin, proje ekibinin ve paydaşların bir proje içinde nasıl iletişim kuracağını etkiler.
Yönetimde İletişimin Rolü
İletişim ve yönetim el ele gider. Merriam Webster Sözlüğü tarafından tanımlanan iletişim, ortak bir semboller sistemi, davranış işaretleri aracılığıyla bireyler arasında bilgi alışverişinin yapıldığı bir süreçtir. Öte yandan yönetim, dört işlevi aracılığıyla mevcut kaynakları verimli ve etkili bir şekilde kullanarak istenen amaç ve hedeflere ulaşmak için insanları bir araya getirme eylemidir: planlama, organize etme, yönlendirme ve kontrol. Bu dört işlev etkin iletişime bağlıdır.
İletişim, örgüt üyelerinin kelime, mektup, bilgi notu, semboller ve bültenler aracılığıyla idealleri, gerçekleri ve duyguları değiş tokuş ederek birbirleriyle ilişki kurmalarını sağlayan araç olarak kabul edilir (Nnamseh, 2009). Örgütün belirli örgütsel hedeflere ulaşmasının bir yolu, iletişim süreci aracılığıyla üyeleri arasında bilgi, idealler, tutumlar ve duyguların etkin bir şekilde iletilmesidir (Etuk, 1991).
Yönetim, bir organizasyonun amaç ve hedeflerini gerçekleştirmeyi amaçlar. Örgütlerinin geleceğini planlamaları gerekir ve bu planların başarılı olması için örgüt üyelerine iyi bir şekilde iletilmesi gerekir. Uygun iletişim olmadan, yönetimin planlarına ulaşmak zor olurdu. Etkili bir iletişim, aşağıdaki yönetim alanlarında yardımcı olabilir:
- Netlik sağlar – Etkili iletişim olmadan bilgi düzgün bir şekilde dağıtılamaz. Karışıklığı, çatışmaları ve yanlış anlaşılmaları önlemek için herkese açık talimatlar ve bilgiler verir.
- İlişki kurar - Yönetim, çalışanlarıyla iyi iletişim kurabilirse, aralarındaki gerilimin azalmasına neden olabilir. İyi iletişim, ilişki kurmaya ve güven kazanmaya yardımcı olabilir.
- Bağlılık yaratır – İletişim iki yönlü bir süreçtir, mesaj gönderir ve alırız. Etkili bir iletişim stratejisi varsa, yönetim de çalışanlarını iyi dinleyebilir, böylece insanların fikir ve bakış açılarını teşvik edebilir. Kendini ait hisseden ve bağlı hisseden insanlar, iletişimde çok önemli olan iyi bir geri bildirim verme olasılığı yüksektir.
- Beklentileri Tanımlar – Belirlenmiş standartlar olduğunda, insanlar olumlu bir geri bildirim almak için ne yapmaları gerektiğinin ve bununla birlikte gelen faydaların farkında olacaklardır.
Yönetim, etkili bir iletişim sayesinde amaç ve hedeflerine ulaşabilir.
İletişimin rolü sadece yönetim ve organizasyon içindeki çalışanlar arasında değil, aynı zamanda yönetim ve organizasyonun dış paydaşları arasındaki etkileşim ve ilişkide de çok önemlidir. Dış paydaşlar, bir şirketle doğrudan çalışmayan, ancak bir şekilde işin eylemlerinden ve sonuçlarından etkilenen kişilerdir. Tedarikçiler, alacaklılar ve halka açık grupların tümü dış paydaşlar olarak kabul edilir. Yönetim adına hareket eden uzmanların, genel organizasyon performansını ölçmek için önemli olan kurumsal ürün ve hizmetler hakkında kaynak, destek ve geri bildirim alabilmeleri, toplantı, haber bülteni, özet rapor ve dış paydaşlarla konferans görüşmeleri şeklinde iletişim yoluyladır. . Yönetimin stratejik planlamasında dış paydaşlarla iletişimin rolü de önemlidir. Stratejik planlama sürecinin ilk aşamalarında, dış paydaş görüşleri ve içgörüleri, çalışma ortamının anlaşılmasına ve ayrıca kuruluşun geleceğine ilişkin vizyona katkıda bulunduğundan özellikle değerlidir. Yönetim, haber bültenleri, elektronik mesajlaşma, e-postalar, toplantı, posterler vb. gibi mevcut tüm iletişim araçlarını kullanarak, dış paydaşların kuruluşun temel amacını, kuruluşun neden var olduğunu ve kuruluş için ne gibi bir değer sağladığını anlamalarına izin verebilir. müşteriler, satıcılar ve pazar.
İletişim Yöntemi
Tek başına iletişim süreci, iletişim yönetiminin başarısının tek temeli olmayacaktır. Yöneticiler, İletişim yöntemleri hakkında not almalıdır. Genellikle kullanılan standart yöntem sözlü ve yazılıdır. Bunun dışında sözsüz iletişim de var.
Yönetim, iç ve dış izleyicilerle çeşitli etkili iletişim yöntemleri kullanır. En yaygın geleneksel yöntemler ve stiller sözlü, yazılı, yüz yüze, sözsüz, fiziksel sözsüz, dil üstü ve görseldir. Bu yöntemlerin ve stillerin daha iyi anlaşılması, yönetimin personeli daha iyi tanımasının yanı sıra, var olabilecek yanlış anlamaları veya yanlış anlamaları temizlemesine ve böylece kuruluşun başarısına katkıda bulunmasına yardımcı olacaktır.
Sözlü iletişim, resmi olarak telefon, yüz yüze, ders anlatımı, video konferans, sesli sohbet, toplantı ve konferanslar ve gayri resmi olarak dedikodu ve dedikodu üzerinden yapılan sözlü iletişimi içerir. Ayrıca hız, ses seviyesi, perde, ses modülasyonu, konuşmanın netliği ve ayrıca görsel ipuçları ve beden dili gibi sözlü olmayan iletişimleri içerir. Yazılı iletişim ise yazılı ve yazılı olarak kağıt ve kalem belgeleri ve mektupları, yazılı sohbetleri, e-postaları, daktilo edilmiş elektronik belgeleri, raporları, SMS'leri ve yazılı sembollerin kullanılmasıyla iletilebilecek diğer her şeyi ifade eder. günlük iş hayatından. Bu tür bir iletişim yöntemi, herhangi bir resmi iş iletişimi ve yasal talimatların verilmesi için vazgeçilmezdir.
Yüz yüze iletişim tarzı özellikle toplantılarda ve tartışmalara katılımda tercih edilen iletişim yöntemidir. Sözsüz iletişim veya sözsüz mesajların gönderilmesi ve alınması, özgün duygu ve düşünceleri aktarırken, sözlü veya yazılı iletişim eki olmadan işyeri iletişiminde etkili değildir. Beden dili stili veya fiziksel sözsüz iletişim, vücut duruşu, yüz ifadeleri, göz teması, sivri parmak gibi jestler, sesin dalga ve benzeri dokunma tonu, vücudun genel hareketleri ve diğerlerinden oluşur. Yüz ifadeleri ve yüz kasları gibi beden dilinden sessiz mesajlar ve otantik insani duygular tek kelime etmeden gönderilebilir ve iletilebilir. Böylece yüz ifadesinde bir değişiklik olduğunda duygusal durumdaki bir değişiklik görünür hale gelir.
Para-dil iletişim tarzı, gerçekte söylenenden ziyade bir şeyin söylenme şeklini ifade eder. Bu, konuşma tarzı, ton, duygu, stres, perde, tonlama ve ses kalitesinde kendini gösterir. Görsel iletişim türü, görsel araçlar, renk, illüstrasyon, grafik tasarım, çizim, tipografi, işaret tabloları, grafikler ve diğer elektronik kaynaklar yardımıyla gerçekleşir.
COVID-19 pandemisinin neden olduğu teknoloji, dünya çapındaki karantinalar ve sosyal mesafe protokolü, video konferans ve sosyal medya sohbet toplantıları gibi yeni ve popüler yöntemlerin popüler hale gelmesine neden oldu. İnsanlar yüz yüze çalışmaları ve sosyal etkinlikleri yaygın olarak kullanılan video konferans ile değiştirdikçe Zoom Video İletişim platformunu getirdiler.
Sözlü iletişim
Sözlü iletişimin büyük bir kısmı doğrudan İletişim Yönetimi ile ilişkilidir. Örneğin, bir yönetici konuşmazsa veya bir satış grubuna açıklama yapmazsa, bu, hedeflerde ve başarılarda çelişkilere yol açabilir.
Sözlü iletişimin iki bölümü vardır:
- aktif dinleme - Mesajı alan kişinin bilgiye dikkat ettiği, yorumladığı ve hatırladığı yerdir.
- yapıcı geribildirim - Yöneticilerin çoğu zaman başarısız olduğu yerdir. Geri bildirimin yapıcı olması gerekir ve bu, çalışanların yalnızca eleştiri yerine performanslarını şekillendirmelerine yardımcı olacaktır.
Sözlü iletişimde ustalaşmak için geliştirilmesi gereken önemli bir beceri aktif dinlemedir. Doğal, zahmetsiz bir işitme sürecinden ziyade karmaşık bir iletişim parametresi oluşturur. Etkili dinleme, sözlü iletişim yoluyla iletilen bilgi ve fikirlerin hem gerçek hem de eleştirel olarak anlaşılmasını kapsar. Dinleme yoluyla insanlar, dilsel potansiyellerini geliştirmelerine yardımcı olan geniş bir deneyim yelpazesine maruz kalırlar. Aktif dinleme becerileri, bilgi toplamayı, durumların değerlendirilmesini, empatiyi, kişilerin ve fikirlerin kabul edilmesini teşvik eder (Mousena ve Sidiropoulou, 2018).
Haftalık raporlama yöntemi
Basit ve popüler bir iletişim yöntemine haftalık raporlama yöntemi denir: her çalışan , önceki haftadaki faaliyetleri, bir sonraki hafta için planları ve ilgili olduğu düşünülen diğer bilgileri içeren haftada bir e-posta raporu oluşturur . daha büyük grup, uzunluk hususlarını göz önünde bulundurarak. Raporlar, özetleyen ve kendi yöneticilerine rapor veren yöneticilere gönderilir ve sonunda CEO tarafından yönetilen genel bir özete yol açar ve daha sonra yönetim kuruluna gönderilir . CEO daha sonra kurulun özetini merdivenden aşağıya gönderir ve burada her yönetici, çalışanlarına göndermeden önce ek bir özet veya not ekleyebilir.
Sonunda, her çalışan, her yönetim seviyesinden, yukarıda belirtilen özetlerin birçoğunu veya tamamını içeren uzun bir e-posta alacaktır; tam sonucu okumak nadiren bir gerekliliktir. Meraklı veya hırslı çalışanların sonucu okuma olasılığı daha yüksektir; Ancak görev merkezli çalışanlar değildir.
İletişim Medya Sisteminde Yönetim
Sosyal medya sistemi, bilgi ve enformasyonun iletilmesinde günümüzün bir aracı olarak dijital medyanın muazzam gelişimine bitişik hızlı hareket eden bir platform olarak kabul edilmektedir. Kişinin bir mesaj yaratma kapasitesi ile onu tercüme etmek için dijital araçların birleşmesi, sosyal medyanın hakim ve kolay ulaşılabilen bir tesis olarak görülmesinde muazzam bir etkiye sahiptir. Sosyal medyanın baskın işlevi, bir içeriği teknik medyanın desteğiyle kodlamak veya anlaşılır bir ifadeye dönüştürmek, çağdaş iletişim tarzında benzersiz bir yön vermiştir. Bununla birlikte, haber ve bilgi dağıtımının özüne esasen güç eklemek için sosyal medya sisteminde etkin bir iletişim yönetimi türü kullanılırsa, içeriğin iletilmesine yönelik bu son teknoloji daha güvenilir olabilir. Şimdi, burada gündeme gelebilecek bir konu, sosyal medya sisteminde günümüzün etkileşimi ve fikir alışverişinin yapısına ve bağlamına hangi tür veya yönetim tarzı uygun olacaktır?
Yönetimin 'örgütsel dinamikleri', sosyal medyanın sürekli büyüyen özellikleri ve özellikleri nedeniyle dijital karmaşıklıklar ve belirsizliklerle meşgul olan bu günümüz iletişim sistemi ile önemli ölçüde ilgilidir. Örgütsel dinamikler, kaynakların sürekli geliştirilmesinde ve örgütsel öğrenme, egzersizler ve kararlı liderlik yoluyla sistem içindeki bireylerin maksimum kapasitesini artırmada ("Örgütsel Dinamikler Nedir?" Nd) eylem sürecini ifade eder. Bu iletişim yönetimi, kurum veya kurum içinde kalıcı bir etki değişikliği yaratacak potansiyel sonuçlara yol açabilecek iletişim hedeflerini gerçekleştirmedeki ilk değeri düzenler. Sosyal medya sistemi, kesin bir yapı ve trend olmaksızın, ışıklı bir kaliteye sahiptir. Zaman değiştikçe, sosyal medya iletişimi genişlemeye devam edecek, ancak yönetimi, amacı, görevi ve amacı için işlevsel bir pekiştirici yapı olarak kabul edilecektir.
En önemlisi, bu tür bir yönetim, içeriklerin üretiminde birincil gereklilik olarak yüksek derecede veya miktarda yaratıcılığı gerektirir. Küng'e (2007) göre, yüksek hacimli yaratıcılık, çalışma ortamının aşağıdaki gibi beş kesin özelliği tarafından güçlü bir şekilde yönlendirilen sayısız köklü motivasyon yükselişini içerir: a) yenilikçi fikirlerin yaratılmasında güçlendirme; b) hedeflere ulaşmada kendi kendine yeterlilik; c) görev motivasyonu ve ustalığı belirleme özellikleri; d) yaratıcı ve ilham verici düşünme becerilerini modellemede zorluk; ve e) çeşitli bakış açılarına ve aşinalıklara sahip ekip yapısı.
Jo Silvester'ın Leading in the Digital Era (2019) başlıklı makalesi, görevlerin ve sorumlulukların verimli bir şekilde dağıtılması için internet ve sosyal medya cihazlarının büyümesiyle birlikte dijital bir toplumun sahip olması gereken lider veya yönetici türünü tartışıyor ve öneriyor. . Makale, çağdaş liderleri veya yöneticileri hem politik olarak bilinçli hem de dijital/teknik olarak yetenekli olmaya teşvik ediyor. Yazar, liderlerin veya yöneticilerin rollerini ve görevlerini yerine getirme biçimlerinde, çalışma durumunu alışılmış şekilde görme, örgütsel bir hedef oluşturma ve eylem programını yürütme biçiminde muazzam değişiklikler olduğunu düşünüyor, liderler veya yöneticiler artık özgürce katılıyor. yatırımcılarla erişilebilir elektronik veya dijital konferanslar ve söylemler ve etik, sosyal ve durumsal kalıpların hızlı değişimine aşina oldukları ortaya çıkıyor.
Ayrıca makale, bir liderin veya yöneticinin niteliklerini, bireylerden ve örgütsel sistemin diğer önemli unsurlarından izlenim üretme biçimi açısından çerçevelemede bir sistem olarak sosyal medyanın pratikliğine vurgu yapmaktadır. Yazar, bir liderin veya bir yöneticinin rolünü, kapsamını ve görevlerini şekillendirmede, hepsi de kaliteli liderlik sağlamada sosyal medyanın amacı, uygunluğu ve hizmetiyle ilişkili olan en önemli beş bağlamı kabul eder. Birincisi, bir liderin veya bir yöneticinin kontrolünün çalışanlarının, müşterilerinin ve sağlayıcılarının ötesine bile geçebileceği, sosyal medyanın çeşitli insanlara dokunabileceği geniş kapsamlı bir etki bağlamı. İkinci fikir, lideri veya yöneticiyi daha gözlemlenebilir veya belirgin hale getirebilecek önceki planların ve eylemlerin yerleşik bir kaydını kullanan muazzam netlik veya doğrudanlıktır. Üçüncüsü, sosyal medyada daha fazla takipçi edinen bir lider veya yöneticinin daha etkili ve güçlü olabileceği daha fazla şeffaflığın işlevi olarak görülen daha iyi bir demokratikleşme kavramıdır. Dördüncüsü, hashtag kullanmak gibi dijital yöntemin kullanılmasının gerçek zamanlı olarak daha fazla insanı yakalayabildiği yüksek hızlı iletişim süreci. Son olarak, kişinin bir mesaj yaratma kapasitesi ile onu tercüme etmek için dijital araçların birleşmesinden bu yana medyanın kontrolünü ele geçirme fırsatı, sosyal medyanın hakim ve kolay ulaşılabilen bir tesis olarak görülmesinde büyük bir etkiye sahiptir.