resepsiyonist - Receptionist

Resepsiyonist - Stockholm , İsveç

Bir resepsiyonist bir olan çalışanın bir alan ofis veya idari destek konumunu. İş genellikle bir kuruluş veya işletmenin lobi veya ön büro masası gibi bir bekleme alanında gerçekleştirilir . Unvan resepsiyonist , bir kuruluş tarafından herhangi bir ziyaretçiyi, hastayı veya müşteriyi almak veya selamlamak ve telefon çağrılarını cevaplamak için istihdam edilen kişiye atfedilir . ön büro terimibirçok otelde bir resepsiyonistin görevlerinin oda rezervasyonu ve ataması, misafir kaydı, kasiyer çalışması, kredi kontrolleri, anahtar kontrolü ve posta ve mesaj hizmetini içerebileceği bir idari departman için kullanılır. Bu tür resepsiyon görevlilerine genellikle ön büro memuru denir . Resepsiyonistler, randevu ayarlama, dosyalama, kayıt tutma ve diğer ofis görevleri dahil olmak üzere çalıştıkları işletmelere yardımcı olmak için birçok çalışma alanını kapsar.

sorumluluklar

Beyaz Saray resepsiyonisti William Simmons, 1946'da masasında bir ziyaretçiyle sohbet ederken

Bir resepsiyonistin ticari görevleri arasında ziyaretçilerin bir şirket ve ürünleri veya hizmetleri hakkında sorularını yanıtlamak, ziyaretçileri varış noktalarına yönlendirmek, postaları sıralamak ve dağıtmak, çok hatlı telefonlarda gelen aramaları yanıtlamak veya 20. yüzyılın başlarında bir santral , randevu ayarlama, dosyalama, kayıt tutma, klavye/veri girişi ve faks veya e-posta gibi çeşitli diğer ofis görevlerini yerine getirme. Bazı resepsiyon görevlileri ayrıca defter tutma veya kasiyerlik görevlerini de yerine getirebilir. Hepsi olmasa da bazı ofisler resepsiyon görevlisinin konuklara kahve veya çay sunmasını ve lobi alanını düzenli tutmasını bekleyebilir.

Bir resepsiyonist ayrıca , çalışan kimliğini doğrulayarak, ziyaretçi geçişleri düzenleyerek ve olağandışı veya şüpheli kişileri veya faaliyetleri gözlemleyerek ve bildirerek bir kuruluş için bazı güvenlik görevlisi erişim kontrol işlevlerini üstlenebilir .

Bir resepsiyonist, genellikle bir kişinin herhangi bir organizasyonda buluşacağı ilk iş bağlantısıdır. Kuruluşlar genellikle, ziyaretçinin davranışından bağımsız olarak resepsiyon görevlisinin her zaman sakin, nazik ve profesyonel bir tavır sergilemesini bekler. Bir resepsiyon görevlisinin işi başarılı bir şekilde yapması için sahip olması beklenen bazı kişisel nitelikler arasında dikkat, bakımlı bir görünüm, inisiyatif, sadakat, olgunluk, gizliliğe ve sağduyuya saygı, olumlu bir tutum ve güvenilirlik sayılabilir. Bazen, farklı kişilik tiplerine sahip birçok farklı insanla etkileşim ve birden fazla görevi hızlı bir şekilde gerçekleştirmesi beklendiği için iş stresli olabilir.

İlerlemesi için fırsatlar

New York , ABD'deki bir Hampton Inn otelinde ön büro

Sektöre bağlı olarak, bir resepsiyonist pozisyonu, belirli bir alandaki diğer pozisyonlara ilerlemek için ağ oluşturma fırsatlarına sahip olabilir . Bazı insanlar bu tür bir işi, kendilerini ofis işine alıştırmanın veya bir şirketteki diğer işlevleri veya pozisyonları öğrenmenin bir yolu olarak kullanabilir. Bazı insanlar resepsiyonist çalışmayı, daha ileri eğitim fırsatları veya sahne sanatları veya yazarlık gibi diğer kariyer çıkarları peşinde koşarken para kazanmanın bir yolu olarak kullanır.

Resepsiyonist olarak çalışan birçok kişi kariyerleri boyunca bu pozisyonda devam ederken, bazı resepsiyonistler müşteri hizmetleri temsilcisi , sevk memuru , görüşmeci , sekreter, üretim asistanı , kişisel asistan veya yönetici asistanı gibi diğer idari işlerde ilerleyebilir . Doktor veya avukat ofisi gibi daha küçük işletmelerde, bir resepsiyonist, çeşitli orta yönetim düzeyindeki ticari operasyonlarla görevlendirilen ofis yöneticisi de olabilir . Örneğin, otel endüstrisinde, gece resepsiyonistinin rolü, neredeyse her zaman, daha özel olarak gece denetimi olarak bilinen, günlük hesap konsolidasyonu ve raporlaması yapmakla birleştirilir .

Resepsiyonistler işten ayrıldıklarında genellikle satış ve pazarlama, halkla ilişkiler veya diğer medya meslekleri gibi diğer kariyer alanlarına girerler .

1976 Nobel Barış Ödülü'nün ortaklarından biri olan Betty Williams gibi birkaç ünlü kişi başlangıçta resepsiyonistti . Şarkıcı/söz yazarı Naomi Judd ve merhum Linda McCartney , fotoğrafçı, girişimci ve Beatle Paul McCartney'in eşi gibi bazı ünlüler ünlü olmadan önce resepsiyonist olarak çalışmıştı . Kariyerlerine resepsiyonist olarak başlayan veya sahada çalışan diğer ünlüler arasında sivil haklar aktivisti Rosa Parks ve eski Hewlett-Packard CEO'su Carly Fiorina yer alıyor .

Evrim ve yeni teknoloji

Bazı küçük ve orta ölçekli işletme sahipleri, iletişim teknolojisindeki gelişmeler sayesinde, tam zamanlı, kurum içi bir resepsiyonist yerine canlı bir uzaktan resepsiyonist tutar. İfadenin kendisinden de anlaşılacağı gibi, canlı bir uzaktan resepsiyonist, telefon özel şube değişim (PBX) sunucularını kullanarak başka bir konumdaki bir şirket için telefon görüşmeleriyle ilgilenir . Çoğu modern resepsiyonist hizmeti mesajları alabilir, aramaları görüntüleyebilir ve yönlendirebilir, temel SSS'leri yanıtlayabilir ve web formlarını doldurabilir. Birçok hizmet ayrıca randevu planlayabilir ve kredi kartı siparişi alabilir. Daha eski resepsiyonist hizmetlerinden bazıları on yıllardır kullanılmaktadır, ancak bunlar genellikle modern hizmetlerden çok farklı şekilde çalışır.

Dokunmatik ekran ve 2 yönlü video teknolojisindeki gelişmeler, bazı resepsiyonistlerin çalışma şeklini değiştiriyor. Yeni sanal video resepsiyonist sistemleri türleri artık canlı, kurum içi veya uzak resepsiyonistlerin ofis lobi alanlarını uzak konumlardan yönetmesine izin veriyor. Bu sanal resepsiyon görevlileri sadece telefonlara cevap vermekle kalmıyor, aynı zamanda binaya giren ziyaretçileri "görmek" için bir hareket algılama kamerası kullanarak içeri giren ziyaretçileri de selamlıyor. Uzak resepsiyonist daha sonra duvara monte LCD, kiosk veya masaüstü hepsi bir arada bilgisayarda bir video penceresinde görüntülenir. Video resepsiyon görevlisi ve ziyaretçiler daha sonra 2 yönlü video aracılığıyla iletişim kurabilir ve resepsiyon görevlisinin bir veya daha fazla ofis lobi alanını merkezi bir konumdan yönetmesine olanak tanır.

Ofis otomasyonunun gelişmesi, bazı resepsiyonistlerin işlerini ortadan kaldırdı. Örneğin, bir telefon araması otomatik bir görevli tarafından yanıtlanabilir . Bununla birlikte, güçlü ofis/teknik becerilere sahip ve aynı zamanda nezaket, incelik ve diplomaside usta olan bir resepsiyonist, şirketin ticari imajı için hala bir değer olarak kabul edilir ve iş dünyasında hala çok talep görmektedir.

Ayrıca bakınız

Referanslar