Kişisel asistan - Personal assistant
Bir kişisel asistan da adlandırılır gibi kişisel yardımcısı ( PA ) ya da kişisel sekreteri ( PS ), bir olan iş unvanı günlük iş veya kişisel görevlerle belirli bir kişi yardımcı olan bir kişiyi tanımlayan.
Görevler, sorumluluklar ve fonksiyonlar
Bir asistan, toplantıların, yazışmaların ve not almanın zaman ve günlük yönetimine yardımcı olur. Kişisel asistanın rolü, telefon görüşmelerini cevaplamak, not almak, toplantı planlamak, e-posta göndermek, metinler vb. gibi değişebilir.
İş veya kişisel bağlamlarda, asistanlar, işverenini kişinin kişisel ve/veya iş yaşamını yönetmekle ilgili görevlerin stresinden kurtaran hizmetler sunan kişilerdir. Ayak işlerini yürütmek, seyahati ayarlamak (örneğin, uçak bileti satın almak, otel odası ve araba kiralamak gibi seyahat acentesi hizmetleri ve etkinlikler düzenlemek gibi) dahil olmak üzere çeşitli yaşam yönetimi görevlerinde yardımcı olurlar. yol veya seyahat koşullarına bağlı olarak farklı çalışma yolları), finans (fatura ödeme, hisse senedi alıp satma) ve alışveriş (yemek planlaması, doğum günleri gibi özel günlerin hatırlanması).
Asistan, genellikle yöneticinin kuruluş içinden ve dışından kişilerle ilk temas noktası olarak hareket eder. Bu, görev ve becerilerinin genellikle iki alana bölünebileceği anlamına gelir: teknik beceriler ve kişisel beceriler.
Görevler aşağıdakileri içerebilir ancak bunlarla sınırlı değildir:
- veri yönetimi ve dosyalama dahil olmak üzere ofis sistemleri tasarlamak ve sürdürmek;
- seyahat, vize ve konaklama ayarlamak ve bazen toplantılarda not almak veya dikte etmek ya da sunumlar sırasında genel yardım sağlamak için yöneticiyle birlikte seyahat etmek;
- telefon görüşmelerini, sorguları ve talepleri incelemek ve uygun olduğunda bunları ele almak;
- tüm kıdem seviyelerindeki ziyaretçileri karşılamak ve selamlamak;
- günlükleri düzenlemek ve tutmak ve randevu almak;
- genellikle yönetici adına karşılık gelen gelen e-posta, faks ve posta ile ilgilenmek;
- dikte ve tutanak alma;
- arka plan araştırması yapmak ve bulguları sunmak;
- belgeler, brifing kağıtları, raporlar ve sunumlar hazırlamak;
- toplantılar düzenlemek ve katılmak ve yöneticinin toplantılar için iyi hazırlanmasını sağlamak;
- müşteriler, tedarikçiler ve diğer personel ile bağlantı kurmak.
Yöneticileri, ekiplerini ve departmanlarını desteklemenin yanı sıra, birçok PA'nın kendi kişisel iş yükü ve sorumlulukları da vardır. PA'nın rolünün kapsamı geniş olabilir ve ek görevler şunları içerebilir:
- belirli projeler ve araştırmalar yürütmek;
- hesaplar ve bütçeler için sorumluluk;
- yöneticinin bazı sorumluluklarını üstlenmek ve yönetimle daha yakın çalışmak;
- yöneticiye vekalet etmek, karar vermek ve yöneticinin yokluğunda işleri başkalarına devretmek;
- karar alma süreçlerinde yer almak.
Ayak işlerini yürütmek veya tam zamanlı telefon görüşmelerini cevaplamak için kendi kişisel asistanlarını tutamayacak durumda olan kişiler, kişisel bir kapıcı veya yarı zamanlı bir asistan tutabilirler. Çoğu şirket, sekreterlik kişisel yardımının yanı sıra araştırma, zamanlama, seyahat düzenlemeleri ve daha fazlası gibi temel asistanlık hizmetleri sunar. Yarı zamanlı bir çalışanın maliyeti, tam zamanlı bir çalışanı işe almanın maliyetini aşabilir. Diğer şirketler, kişisel asistanlık hizmetleri için her ay yapılması beklenen talep sayısına göre sabit bir aylık ücret alır. Üyelikle birlikte sağlanan kişisel asistanlık hizmetlerine ek olarak, yerel indirimler, konsiyerj hizmetleri, yemek önerileri ve genel bilgi ve uzmanlık gibi diğer teşvikler, normal bir kişisel asistan personelinin becerilerini bile geride bırakabilir. Daha yeni kişisel asistan şirketleri bunun yerine aylık sabit bir ücret alıyor ve bu da para tasarrufu sağlıyor.
Daha küçük şirketler, özellikle yeni kurulan şirketler ve gayrimenkul geliştirme şirketleri, küçük YouTube kanalları ve küçük web sitesi sahipleri, bireysel bir yöneticiyi yönetmek veya yeni şirket kendi işlerini kurarken ofiste yardımcı olmak için kişisel bir asistanın hizmetlerini isteyebilir. yeni iş. Bu kişisel asistanlar, yeni bir şirketin doğuşunda büyük beceriler geliştirebilir ve ilerleme fırsatlarına sahip olabilir. Diğer kişisel asistanlar, başka pozisyonlara geçmeyi seçerlerse değerli bilgi ve deneyim kazanmış olacaklardır.
kariyer gelişimi
İş alanındaki kişisel asistanlara şirketin başka yerlerinde pozisyonlar sunulabilir. Bazılarından, istenen/istenen hırs ve eğitim düzeyine bağlı olarak şirketin başka yerlerinde tam zamanlı pozisyonları düşünmeleri istenir. Bazı işverenler, kişisel asistan potansiyelini hemen göremeyecek ve bu nedenle kişisel asistan, diğer pozisyonlar boşalana kadar bu pozisyonda kalacaktır.
Daha yakın yıllarda, ünlü kişisel asistan ilgi odağı haline geldi. Birçok ünlü asistan, Madonna'nın eski asistanı gibi, ünlülerin maruz kalmasını kendi şirketlerini kurmak için kullandı .
Ayrıca bakınız
- Au çifti
- Vücut adam , bir politikacı veya siyasi adayın kişisel asistanı için ABD siyasi jargonu