Amerika Birleşik Devletleri'nde devlet alımları - Government procurement in the United States

Süreçleri ABD'de hükümet tedarik sağlayan , federal , eyalet ve yerel hükümet, hizmetler (dahil acquire mallara ABD'de organları inşaat ) ve çıkarları taşınmaz .

Gelen mali yılı 2019, ABD Federal Hükümeti sözleşmeler $ 597bn geçirdi. Eyalet, yerel ve eğitim (SLED) sözleşmeleri pazarının 1,5 trilyon dolar değerinde olduğu düşünülüyor. Federal için sözleşmeler Kamu alımlarında genellikle dahil tahsis tarafından ve satın alma veya aracılığıyla Federal Hükümet kullanımı için gerçek özelliğinde temini, hizmet ve çıkarları için harcanan para kira mal, hizmet veya ilgi varlığı zaten ya oluşturulması gerekir olsun, geliştirildi, gösterildi ve değerlendirildi. Federal Hükümet sözleşmesi , özel taraflar arasındaki sözleşmeyle aynı yasal unsurlara sahiptir: yasal bir amaç, yetkili sözleşme tarafları, bir teklif, teklifin şartlarına uygun bir kabul, yükümlülüğün karşılıklılığı ve bedel . Bununla birlikte, federal ihale, Federal sözleşmeler ve Federal sözleşme süreci ile ilgili yasaların hacmine tabi olarak , çoğunlukla Amerika Birleşik Devletleri Yasası'nın 10, 31, 40 ve 41. Başlıklarında yer alan çok daha sıkı bir şekilde düzenlenir .

Devlet alımlarının değeri

Ayrıca bakınız: ABD federal hükümetinin En İyi 100 Müteahhidi

Gelen mali yılı 2019, ABD Federal Hükümeti sözleşmeler $ 597bn geçirdi. Bu, 2015 mali yılında 442 milyar dolar ve 2016'da 461 milyar dolar ile karşılaştırılıyor. Federal Satın Alma Raporları, coğrafi, pazar ve sosyo-ekonomik analizlerin yanı sıra satın alma politikası ve yönetiminin etkisini ölçmek ve değerlendirmek için kullanılabilecek sözleşme verileri sağlar. iyileştirmeler.

2010 Mali Yılında, dolar bazında zorunlu ilk beş departman şunlardı:

2009 Mali Yılı için En İyi 100 Müteahhit Raporu, havacılık ve savunma müteahhitlerinden oluşan ilk beşte toplam 294,6 milyar dolarlık sözleşmeleri listeler:

Aynı dönemde, küçük işletme sözleşmeleri toplam 96,8 milyar doları buldu.

Yasa

Federal Hükümetin sözleşme yapma yetkisi, yetkilerini tanımlayan ABD Anayasasından kaynaklanmaktadır . Federal Hükümet mevzuat , anlaşmalar, uygulama yönetmelikleri ve bu yetkilerin uygulanması yoluyla hareket eder . Federal Hükümetin sözleşme yapma yetkisi ABD Anayasasında açıkça ve özel olarak belirtilmemiştir, ancak 6. Madde , önceki Konfederasyon Maddeleri uyarınca girilen "Taahhütlerin" devam eden canlılığını varsayıyor gibi görünmektedir . Ayrıca, sözleşme yapma yetkisi, kanunen, Federal Hükümetin diğer yetkilerini yerine getirmesinin kaçınılmaz bir sonucu olarak kabul edilmiştir ve öyle kabul edilmektedir. Erken bir Yüksek Mahkeme davası olan Amerika Birleşik Devletleri v. Thomas Tingey , Birleşik Devletler Hükümetinin bir sözleşme akdetme hakkına sahip olduğunu kabul etti. Bu, genel egemenlik hakkına bir olaydır ve Amerika Birleşik Devletleri, kendisine verilen anayasal yetkiler alanı içinde ve bu yetkilerin verildiği ilgili bakanlığın aracılığıyla, kanunla yasaklanmayan sözleşmeler yapabilir ve bu yetkilerin adil kullanımına uygundur. Artık çok sayıda tüzük de departmanlara ve ajanslara sözleşme yapma konusunda açıkça yetki vermektedir. ABD Kongresi süreci tanımlar mevzuat ve fon sağlar ek mevzuatı geçer.

Sözleşme hukuku

Birbirleriyle sözleşme yapan özel taraflar (yani ticari sözleşmeler) , Federal Hükümet ile sözleşme yapan özel taraflara kıyasla, karşılıklı rıza ile çok çeşitli sözleşme koşulları oluşturma konusunda daha fazla özgürlüğe sahiptir . Her özel taraf kendi çıkarlarını temsil eder ve herhangi bir yasal şekilde kendisini yükümlü tutabilir. Federal Hükümet sözleşmeleri, tarafların karşılıklı rızası ile sözleşme şartlarının oluşturulmasına izin verir, ancak ticari sözleşmelerde karşılıklı rıza ile ele alınan birçok alan, federal sözleşmelerde kanunla kontrol edilir ve yasal olarak öngörülen hüküm ve maddelerin kullanılmasını gerektirir. Taraflardan birinin veya her ikisinin de yetkileri acentelik hukuku tarafından kontrol edilen acenteler tarafından temsil edilebildiği ticari sözleşmede, acentenin genellikle yalnızca kabul edilen ticari makullük kavramlarına ve belki de geçerli olan birkaç benzersiz tüzüğe atıfta bulunarak bir sözleşme yapmasına izin verilir. . Federal Hükümet sözleşmelerinde, Hükümet temsilcisinin sözleşmeyi akdetmesi için belirli düzenleyici otorite gereklidir ve bu temsilcinin pazarlık yetkisi, federal çalışanların federal fonları zorunlu kılma hakkına ilişkin ulusal politika seçimlerini ve ihtiyatlı sınırlamaları yansıtan tüzük ve yönetmelikler tarafından sıkı bir şekilde kontrol edilir. . Buna karşılık, ticari sözleşmelerde hukuk, her iki tarafın da karşılıklı olarak kabul edilebilir koşullarla bağlayıcı bir sözleşme yapmak için diğerinin yetkisine güvenmesine izin verir. Yürütme şube ajansları sözleşmelere girer ve fonları Kongre tarafından tanımlanan misyonlarını gerçekleştirmek için harcar. Anlaşmazlıklar ortaya çıktığında, acenteler içindeki idari süreçler bunları çözebilir veya yüklenici mahkemelere itiraz edebilir.

Yürütme organı kurumları için satın alma süreci ( yasama veya yargı organlarından farklı olarak), öncelikle Silahlı Hizmetler Tedarik Yasası ve Federal Mülkiyet ve İdari Hizmetler Yasası tarafından yönetilir . Kongre ve mahkemeler tarafından dayatılan birçok kuralı ele almak için Federal Satın Alma Yönetmeliği aracılığıyla bir idare hukuku organı geliştirilmiştir . 53 bölümden oluşan bu düzenleme, özel tercih programları da dahil olmak üzere satın alma sürecini tanımlar ve Devlet sözleşmelerine dahil edilmesi zorunlu olan birçok maddenin özel dilini içerir. Çoğu kurumun ayrıca FAR Ekleri olarak bilinenlerin içerdiği ek düzenleyici kapsamı vardır. Bu ekler , ilgili kurumların Federal Düzenlemeler Yasası (CFR) ciltlerinde görünür . Örneğin, Savunma Bakanlığı (DOD) FAR Eki 10 CFR'de bulunabilir.

Devlet sözleşmeleri, çoğu işletme için geçerli olan hukuk organlarından ( Tekdüzen Ticaret Kanunu (UCC) ve genel sözleşmeler kanunu) ayrı ve farklı bir hukuk organı olan federal ortak hukuka tabidir . UCC, malların alım satımına ve arazi dışındaki mülklerde teminat hakkı veren sözleşmelere uygulanır. UCC, ABD eyalet yasama organları tarafından kabul edilen bir yasa organıdır ve genellikle eyaletler arasında aynıdır. UCC'nin geçerli olmadığı durumlarda geçerli olan genel sözleşme hukuku, çoğunlukla ortak hukuktur ve mahkemeleri eyalet içi emsal olmadığında birbirlerinin kararlarına bakan eyaletler arasında da benzerdir.

Doğrudan Hükümet ile yüklenicileri arasındaki sözleşmeler ("ana sözleşmeler") federal ortak hukuka tabidir. Ana yüklenici ile alt yüklenicileri arasındaki sözleşmeler, ilgili devletlerin sözleşme kanunlarına tabidir. Bu yasal çerçeveler arasındaki farklılıklar, ana yüklenici üzerinde baskı oluşturabilir.

Amerika Birleşik Devletleri Anayasası

Satın alma yetkisi , Amerika Birleşik Devletleri Anayasası'nın 1. Maddesinin 8. Bölümü tarafından Federal Hükümete verilen açıkça sayılan yetkilerden biri değildir , ancak mahkemeler, yetkinin, Anayasa'nın yürütmesi için gerekli ve uygun yasaları yapma yetkisinde zımni olarak bulunduğunu tespit etmiştir. postaneler , posta yolları , bankalar , ordu, donanma veya milis kurma yetkileri gibi özel olarak verilen yetkiler .

tüzük

Satın Alma Sürecinin Modeli

Herhangi Federal Hükümet Arkasında edinimi olan mevzuat bunu ve bunun için para temin izin verir. Bunlar normalde yetkilendirme ve tahsis mevzuatı kapsamındadır. Genel olarak, tahsis süreci, özellikle Federal Satın Alma Reformu Yasası (FARA) ve Federal Satın Almaları Kolaylaştırma Yasası (FASA) ile birlikte, satın alma yasalarını değiştirmek için kullanılmış olsa da, bu mevzuat satın alma sürecinin kendisini etkilemez . Diğer ilgili yasalar arasında 1949 tarihli Federal Mülkiyet ve İdari Hizmetler Yasası , Silahlı Hizmetler Tedarik Yasası ( ASPA ) ve Eksiklik Önleme Yasası bulunmaktadır .

Antieksik Yasası

Ana madde: Eksiklik Önleme Yasası

ABD Federal mali kanunu, esas olarak görevi tamamlamaya veya Hükümet için iyi bir anlaşma sağlamaya yönelik değil, Yürütme Organının Kongre gözetimi ile ilgilidir. Mali yasa, Devlet kurumlarının ticari kuruluşların imzalayacağı anlaşmaları imzalamasını sıklıkla engeller. Bu nedenle, mali hukuk, bir Federal kurumu misyonunu gerçekleştirmenin en hızlı, en kolay veya en ucuz yolundan sınırlayabilir. Kamu fonlarının kullanımına ilişkin Anayasal olarak zorunlu kılınan bu denetim, kontroller ve dengeler ilkesiyle ilişkilidir. Yürütme ve Yasama organları arasında iyi bir çalışma ilişkisi ve güçlü bir iletişim, bu alanda sorunlardan kaçınmanın anahtarıdır.

Mali kanunun dişleri , hiç kimsenin Hükümeti henüz tahsis edilmemiş olan ödemeleri yapmaya mecbur edemeyeceğini öngören Eksiklik Önleme Yasası'ndan (ADA) gelmektedir . ADA ayrıca, Hükümetin açık yasal yetki olmaksızın ücretsiz hizmet almasını da yasaklar. Özellikle, bir Federal kurum, fonları ajansa sağlayan ödenek yasasında belirtilenden farklı bir amaç için uygun fonları kullandığında bir ADA ihlali meydana gelir. ADA, Amaç Yasası ve İyi Niyetli İhtiyaçlar Kuralı gibi diğer bazı mali yasalarla doğrudan bağlantılıdır.

Amaç Yasası'na göre ( 31 USC  § 1301 ) bir amaç için ayrılan para farklı bir amaç için kullanılamaz . Yıllık Savunma Bakanlığı ödenekleri, yaklaşık 100 farklı ödenek ("paranın renkleri" olarak bilinir) içerir ve bu kurala göre operasyon ve bakım (O&M) fonları silah satın almak için kullanılamaz. Daha spesifik bir ödenek varsa veya kurum daha önce fonların önerilen kullanımına aykırı olarak daha önce bir fon seçimi yapmışsa, bir ödeneğin görünür kapsamındaki bir harcamaya bile izin verilmeyebilir. Örneğin, O&M fonu, onarım parçalarının satın alınması için kullanılabilir , ancak parçaların artık onarım değil, değiştirme olan büyük bir hizmet ömrü uzatması gerçekleştirmesi gerekiyorsa, toplam maliyet 250.000 dolardan fazlaysa (aksi halde bilinir) tedarik fonları kullanılmalıdır. Diğer Tedarik eşiği olarak, örneğin, Diğer Tedarik Ordusu (OPA) eşiği) veya zırhlı araç veya silah tahsisi gibi başka bir tedarik ödeneği mevcuttur.

Bir sözleşme fonları, fonların İyi Fide İhtiyaçları kuralı (31 USC 1502) olarak bilinen ve aşağıdakileri sağlayan, kullanım için yetkilendirildiği sürenin dışında kalan bir dönemde kullandığında da bir Eksiklik Önleme Yasası ihlali meydana gelebilir: sabit vadeli bir ödenek, yalnızca uygunluk süresi boyunca uygun şekilde yapılan masrafların ödenmesi veya bu süre içinde uygun şekilde yapılmış sözleşmelerin tamamlanması için kullanılabilir."

İyi Fide İhtiyaç Kuralı, bir ajansın ödenek zamanına ilişkin kullanılabilirliği ele alan ödenek yasasının temel bir ilkesidir. 73 Komp. 77, 79 (1994); 64 Komp. 410, 414-15 (1985). Kural, bir ödeneğin yalnızca yapıldığı dönemin gerçek veya iyi niyetli bir ihtiyacını karşılamak için yükümlülüğe uygun olduğunu belirler. 73 Komp. 77, 79 (1994). Sözleşme, hibe ve işbirliği anlaşması işlemleri dahil, uygun fonlarla yürütülen tüm Federal Hükümet faaliyetleri için geçerlidir. 73 Komp. 77, 78-79 (1994). Bir acentenin iyi niyetli ihtiyaç kuralına uyumu, acentenin bir yükümlülük altına girdiği anda ölçülür ve işlemin amacına ve girilen yükümlülüğün niteliğine bağlıdır. 61 Komp. Gen. 184, 186 (1981) (gerçek ihtiyaç tespiti, özel davanın gerçeklerine ve koşullarına bağlıdır). Hibe bağlamında, yükümlülük, hibenin verildiği tarihte ortaya çıkar. 31 Komp. 608 (1952). Ayrıca bkz. 31 USC Sec. 1501(a)(5)(B). Basitçe söylemek gerekirse, bu kural Yürütme Şubesinin cari fonları yalnızca mevcut ihtiyaçlar için kullanabileceğini belirtir - belirli bir muafiyet olmadan gelecek yıl ödenek dönemlerine (1 Ekim - 30 Eylül arası) fayda sağlayacak kalemleri satın alamazlar. Bu kuralın net sonucu, Kongre'nin kullanılabilirliklerini belirttiği bitiş tarihinden sonra fonların sona ermesidir. Örneğin, tek yıllık bir fon, ödeneklerini takip eden yılın 1 Ekim'inde sona erer (yani, MY07 ödenekleri (örneğin, 1 Ekim 2006 - 30 Eylül 2007) 1 Ekim 2007'de sona erer).

Örneğin, işletme ve bakım fonları, çeşitli istisnalar dışında, tahsis edildikleri yılın 30 Eylül tarihinden sonra genellikle malzeme satın almak için kullanılamaz – 1) 10 USC 2410 ve Yönetim ve Bütçe Ofisi (OMB) Genelgesi A- kapsamında bölünebilir hizmet muafiyeti. 34, Bütçe Uygulama Talimatları, 2) Yetkili stok seviyesi istisnaları ve 3) uzun tedarik süresi istisnası. (bkz. https://web.archive.org/web/20041027004108/https://www.safaq.hq.af.mil/contracting/affars/fiscal-law/bona-fide-need.doc ) Devlet Muhasebe Ofisi Federal Ödenek Yasası İlkeleri ( http://www.gao.gov/legal.htm adresindeki GAO Redbook olarak da bilinir ), bir Federal ajansın aşağıdakilerle sözleşme yapma kabiliyetini doğrudan etkileyen bu mali hukuk kurallarının ayrıntılı bir tartışmasını içerir. özel sektör.

Tedarik Dürüstlük Yasası

1986'da başlatılan " Hatalı Rüzgar Operasyonu " olarak bilinen üç yıllık bir FBI soruşturmasının ardından getirilen Tedarik Bütünlüğü Yasası (PIA), federal kaynak seçimleriyle uğraşan kişi için geçerlidir ve kaynak seçim personeline hediye verilmesine ilişkin yasakları, kısıtlamaları içerir. satın almayla ilgili hassas bilgilerin yayılması ve Hükümet sonrası istihdam kısıtlamaları hakkında.

Aynı teklifler

Başkan Kennedy'nin 24 Nisan 1961 tarihli 10936 sayılı Yürütme Kararı, federal kurumların mal veya hizmet alımıyla bağlantılı olarak alınan benzer teklifleri araştırmasını ve raporlamasını gerektiriyordu. Başkan Reagan tarafından 1983 yılında Yürütme Emri 12430 ile iptal edildi .

Kennedy'nin emri, "aynı teklif vermenin yaygınlığının, rekabetçi bir teklif sisteminin etkin işleyişine zararlı [olduğu]" ve "aynı teklifin, ticareti veya ticareti tekelleştirmeye veya kısıtlamaya yönelik komploların varlığının kanıtını teşkil edebileceği" endişesini yansıtıyordu. Reagan'ın emri, şartın "etkisiz olduğunu kanıtladığını" ve " antitröst ihlallerini önlemek için daha etkili bir şekilde kullanılabilecek kaynakları tükettiğini" savundu .

FASA

  • 1994 Federal Satın Alma Kolaylaştırma Yasası (FASA) Yayın. L. No. 103-355, 108 Stat. 3243
  • 10 USC § 2323, Savunma Bakanlığı (DoD), NASA ve Sahil Güvenlik için FASA'ya benzer bir dile sahiptir . Bu yasada, Kongre, Savunma Bakanlığı'na 10 USC § 2323 tarafından verilen olumlu eylem yetkisini Federal Hükümetin tüm kurumlarına genişletti. 15 USC § 644 notuna bakın. Bu yetkiyi uygulamaya yönelik düzenlemeler, Adarand Constructors v. Peña , 515 US 200 (1995) davasındaki karar nedeniyle ertelendi . 60 Fed'e bakın. Kayıt 48.258 (18 Eylül 1995). 61 Fed'e bakın. Kayıt 26.042 (23 Mayıs 1996) ( Federal ihalede olumlu eylem için önerilen reformlar), FASA'nın bu hükmünün uygulanmasına yönelik düzenlemelerin temelini oluşturur. 62 Fed'e bakın. Kayıt Hükümetin teklife ilişkin yorumlara yanıtı için 25.648 (9 Mayıs 1997) ve 62 Fed. Kayıt 25.786 (9 Mayıs 1997) (önerilen kurallar), 63 Fed. Kayıt 35.719 (30 Haziran 1998) (geçici kurallar) ve 63 Fed. Kayıt 36.120 (1 Temmuz 1998) (geçici kurallar), Federal Satın Alma Yönetmeliği, Genel Hizmetler İdaresi (GSA), NASA ve Savunma Bakanlığı'na yönelik Federal Satın Almada Olumlu Eylem Reformu.

Federal Satın Alma Yönetmeliği

Ana madde: Federal Satın Alma Yönetmeliği

Satın alma süreci, yetkilendirme ve tahsis sürecinden ayrı olarak mevzuata ve düzenlemeye tabidir. Bu düzenlemeler, Devlet düzenlemelerinin çok amaçlı listesi olan Federal Düzenlemeler Yasası'nda ("CFR") Başlık 48 olarak yer almaktadır . Başlık 48'in 1. Bölümüne genel olarak Federal Satın Alma Yönetmeliği ("FAR") adı verilir. Başlık 48'in geri kalan bölümleri, belirli ajanslar için FAR'a ek niteliğindedir.

Federal Tedarik Kanunu dahil düzenlemeleri ve yaymada işlemi (FAR) teklif edilen kuralların yayını içeren Federal Register düzenleme vermeden önce ile halkın görüş alınmasından. Mahkemeler, FAR'ı "hukukun gücü ve etkisi" olarak ele alır ve Sözleşme Görevlilerinin bundan sapma yetkisi yoktur. FAR'ın ekleri aynı süreç izlenerek yayınlanmıştır ve aynı kuvvet ve etkiye sahiptir.

FAR ve ekleri, ataç satın alımlarından zırhlılara kadar önemli bir varyasyona izin verir. Sözleşme Görevlisi ve yüklenici, düzenlemelerin gerekliliklerini takip ederken bazen çelişen hedeflerine ulaşmaya çalışmalıdır. Herhangi bir karmaşık belgede olduğu gibi (kitap şeklinde, CFR'nin 48. Başlığı birkaç raf gerektirir), FAR ve ekleri farklı kişiler tarafından farklı yorumlanabilir.

Takas veya satış yetkilisi

40 USC 181(c), "Kişisel mülk edinirken, Federal Satın Alma Politikası Dairesi Yasası uyarınca Federal Satın Alma Politikası Yöneticisi tarafından belirlenen düzenlemelere tabi olarak, Yönetici tarafından belirlenecek düzenlemeler uyarınca herhangi bir yürütme ajansı, veya benzer malları satabilir ve bu gibi durumlarda takas ödeneğini veya satış hasılatını, edinilen mülkün tamamını veya bir kısmını ödemede uygulayabilir". 1949 Federal Mülkiyet ve İdari Hizmetler Yasası ajanslara federal kişisel mal satmak ve ticaret-kullanılmış bir araba gibi, aynı mali yıl veya gelecek biri sırasında benzer özellik yerine gelirleri kullanmak genel yetki veriliyor.

Çeşitli Makbuzlar Yasası, Kongre tarafından belirli bir muafiyete izin verilmediği sürece, ABD Hükümeti tarafından alınan fonların ABD Hazinesindeki çeşitli makbuzlar hesabına yatırılması gerektiğini zorunlu kılar. Çeşitli Makbuzlar Yasası, Kongre tarafından özel olarak yetkilendirilmedikçe Yürütme Şubesinin kendisini finanse etmesini engeller. 40 USC 181(c), bu nedenle, çoğunlukla bilgi teknolojisi (BT) ekipmanı olmak üzere, esas olarak öğelerin ticaretini yapan veya satan bir komutun, takas veya satıştan elde edilen makbuzları tutabilmesini ve bunları yedek öğelerin satın alınmasına uygulayabilmesini sağlamak için gereklidir.

Satın alma süreci

Genel olarak, federal satın almalar, belirli bir Federal faaliyet tarafından bir gereksinimin tanımlanmasıyla başlar. Neye ihtiyaç duyulduğuna dair temel bir fikir ve sorun bildirimi hazırlanır ve gerekli faaliyet, belirli bir satın alma faaliyeti tarafından verilen uygun bir emir ile bir Sözleşme Görevlisi olan bir satın alma komutuyla buluşur. Bir müteahhitlik kurumu, kendi ihtiyaçlarını ve bunları karşılamak için en iyi yöntemi belirleme takdirine sahiptir.

Sözleşme Görevlileri

Ana madde: Sözleşme Görevlisi

Her Sözleşme Görevlisinin (CO), Hükümetin bir temsilcisi olarak Federal sözleşmeye girmelerine izin verilen koşulları belirten özel bir emri vardır. Bir Sözleşme Görevlisinin Hükümet adına sözleşme yapma yetkisi, Sözleşme Görevlisi ile ilgilenen bir kişinin inceleyebileceği bir kamuya açık belgede (önceden "emri" olarak adlandırılan bir atama belgesi) belirtilmiştir. CO'nun bu emir dışında hareket etme veya Federal Hükümet sözleşmelerini kontrol eden yasa ve düzenlemelerden sapma yetkisi yoktur. Özel sözleşme tarafı, CO bilmese bile, CO'nun yetkisinin sınırlarını bilmelidir. Bu, Amerika Birleşik Devletleri ile sözleşme yapmayı ticari olandan daha yapılandırılmış ve kısıtlı bir süreç haline getiriyor.

Başka bir kanun hükmü tarafından özellikle yasaklanmadıkça, bir ajansın sözleşme yapma yetkisi, örneğin Hava Kuvvetleri Sekreteri veya Yönetici, Ulusal Havacılık ve Uzay İdaresi gibi ajans başkanına verilir . Ajans başkanları, yetkilerini konumları gereği yetkilerini elinde bulunduran veya Federal Satın Alma Yönetmeliğinde belirtilen prosedürlere göre atanması gereken Sözleşme Görevlilerine devreder. Yalnızca Sözleşme Yapan Görevliler, Hükümet adına Hükümet sözleşmeleri imzalayabilir. Bir Sözleşme Görevlisi, yalnızca yasa ve acente prosedürleri uyarınca devredilen yetkiye sahiptir.

Ticari sözleşmeden farklı olarak, Hükümete uygulanabilecek açık bir yetki doktrini yoktur . Bir Sözleşme Görevlisi tarafından gerçek delege edilen yetkisini aşan herhangi bir eylem, hem Sözleşme Görevlisi hem de yüklenici eylemi arzu etse ve eylem Hükümete fayda sağlasa bile, Hükümet üzerinde bağlayıcı değildir. Yüklenicinin, Sözleşme Görevlisinin yetkisinin kapsamını bildiği varsayılır ve Sözleşme Görevlilerinin yetkilerini aştığı durumlarda herhangi bir işlemine güvenemez.

Sözleşme Görevlilerine, görevlerinde genellikle Sözleşme Görevlisi yetkisine sahip olmayan Sözleşme Görevlisi Temsilcileri (COR'ler) ve Sözleşme Görevlisi Teknik Temsilcileri (COTR'ler) yardımcı olur.

Planlama

Sözleşme Görevlisi ve dahili departmanlar/son kullanıcılar, ideal olarak, tedarik başlamadan önce bir planlama alıştırması yaparlar. Alım planlaması, FAR Bölüm 7, Alım Planlaması'nda ve FAR'a yönelik ajans eklerinde, örneğin, Savunma FAR Eki (DFARS) 207, Alım Planlaması ve ABD Ordusunun ek yönetmeliği, AFARS Kısım 7, Alım Planlaması'nda açıklanmıştır.

Satın alma planlaması genellikle koşullara bağlıdır. Örneğin, İkinci Dünya Savaşı sırasında miktar anahtardı. Olduğu gibi İç Savaşı , ABD dolayı kuzey eyaletlerinde endüstriyel tabana büyük ölçüde zafer elde etti. Bir yıpratma savaşı, büyük miktarda malzeme gerektirir, ancak mutlaka çok kaliteli olması gerekmez. Soğuk Savaş sırasında kalite çok önemliydi. Birleşik Devletler, muhalifleri kadar donanıma sahip olmayabilir, ancak bu donanım daha etkili, verimli veya ölümcül olabilir ve muhalefetin sayısal avantajını dengeleyebilir. Günümüzde askeriyenin ihtiyaç duyulan yerde çalışan, güvenilir, yüksek düzeyde bakım yapılabilir , uzun vadeli güvenilirliğe sahip, çevik ve çok yönlü, siyasi tartışmalara ve partizan siyasete yol açabilecek ekipman seçimlerinden kaçınmayı amaçlayan teçhizata ihtiyacı vardır.

Satın alma planlama sürecinin bir parçası olarak, Hükümet satın alma gücü kaldıracını ele almalıdır. Birçok Hükümet satın alma komutları, satın almaları yalnızca, öncelikli olarak teklif protestolarından kaçınmaya yönelik olan gelişigüzel satın alma stratejilerine dayalı olarak yazar. Bu nedenle rekabeti vurgulamak ve devralmayı müteahhit gözüyle anlamak gerekir; Hükümet satın alma komutanlıkları, neyin başarılacağını ve programın gerçekten Hükümetin çıkarına olup olmadığını sormalı, ihtiyaçları tam ve açık rekabeti sağlamak için tasarlanmış bir şekilde belirlemeli ve kısıtlayıcı gereksinimleri "yalnızca gerekli olduğu ölçüde" içermelidir. ajansın meşru ihtiyaçlarını karşılamak için gerekli".

Birçok federal satın alma, zayıf zaman yönetimi nedeniyle aceleye geldi. Bu durumlarda, FAR Bölüm 6, gelişmiş planlama eksikliğinden kaynaklandığında özellikle tek kaynaklı sözleşmeyi yasaklasa da, eğilim bilinen satıcılara tek kaynaktan sözleşme yapma yönündedir. Bir alıcı, bir tedarikçinin/satıcının bir sözleşmeyi yapmak için acele etmesini veya sözleşmesini yüklenicinin/satıcının yürütmekte olduğu tüm diğer işlerin başına itmesini istediğinde, satın alma maliyetine eklenen yüksek bir maliyet primi de vardır. Sıklıkla "kötü istersen, kötü alırsın" denir. Buna göre, zayıf satın alma planlaması genellikle zayıf ve haksız satın alma sonuçları üretir. Bu nedenle, bir federal edinimi uygun şekilde planlamak ve yürütmek için gereken zaman kaynaklarını anlamak çok önemlidir: genellikle orta ila karmaşık gereksinimlerin edinilmesi en az 120 gün gerektirir.

Bir teklif hazırlamak

Genellikle, bir Teklif Talebine (RFP) cevaben yüklenici teklifleri , RFP'nin çalışma beyanının tam bir kopyasını içerir . Bir teklif sahibinin yanıtı genellikle iş bildirimini gerçekleştirme yaklaşımlarını, programı veya projeyi yönetme yaklaşımlarını ve büyüklük, kapsam ve karmaşıklık bakımından benzer projelerdeki geçmiş performans örneklerini gösterir.

Sorumlu teklif sahipleri ve duyarlı teklifler

RFP'lere yanıt veren potansiyel satıcılar, "sorumlu" ve/veya "yanıt veren" olarak nitelendirilebilir. "Sorumlu teklif sahibi", hükümet tarafından teklif talebinde veya RFP'de belirtilen gereksinimleri karşılamaya yeterli veya yetenekli olan kişidir. Kate Manuel, bir teklif sahibinin sorumluluk kavramının "ilk günlerinden beri federal hükümetin politikası olduğunu" belirtiyor. James F. Nagle , History of Government Contracting adlı kitabında, Robert Morris'in Devrimci Savaş sırasında ABD Ordusu için sözleşme yapan en düşük fiyatlı nitelikli sorumlu teklif verene nasıl ihale verdiğini anlatıyor .

"Duyarlı teklif sahibi", hükümet tarafından sunulduğu şekliyle kabul edildiği takdirde, yükleniciyi talepte tam olarak istenen şeyi yapmakla yükümlü kılacak bir "duyarlı teklif" sunan kişidir. FAR 14.301 şunları belirtir:

Bir teklifin ihaleye kabul edilebilmesi için, teklif çağrısına tüm maddi yönleriyle uyması gerekir. Bu tür bir uyum, teklif sahiplerinin eşit bir temel üzerinde durmasını ve kapalı teklif sisteminin bütünlüğünü korumasını sağlar .

Government Accountability Office (GAO), "tepki teklif belgelerinin yüzünden teklif açılış sırasında belirlenir" görülmektedir ve ki "teklif karşısında veya özellikle bunun bir parçası şey olmadıkça, sınırlar, İsteklinin talep şartlarına uygun olarak ifa yükümlülüğünü azaltır veya değiştirirse, teklif duyarlıdır". Ayrıca, "davetiye şartlarına ilişkin gerekli taahhüdün, talepte belirtilen şekilde tam olarak yapılmasına gerek yoktur; gerekli olan tek şey, teklif sahibinin, bir şekilde, talebin maddi gereklerini yerine getirmesidir". Genel olarak, bir teklif sahibinin tamamlanmış standart temsilleri ve sertifikaları dahil etmemesi, teklif sahibinin maddi yükümlülüklerini etkilemediği için teklifi yanıtsız hale getirmez.

Değerlendirme

Değerlendiricinin puanlaması, talebin ayrıntılarıyla (Hükümetin ihtiyacı, kaynak seçim faktörleri ve iş beyanı veya performans belirtimi) doğrudan ilgili olmayan "kabartma" veya genel bilgiler içeren teklifleri cezalandırır. Grafikler ve diğer bilgi grafikleri bir teklife yardımcı olabilir. Örnekler şunlar olabilir: Yüklenicinin kilit personelinin en ikna edici kimlik bilgilerinin altı satırlık bir çizelgesi veya yüklenicinin üniformalarını açıklayan sayfalarda üniformalı bir güvenlik görevlisinin resmi dahil. Profesyonel teklif yazarları genellikle grafik tasarım deneyimine sahiptir.

Bir teklif çok uzun olabilir ve bu da Hükümetin kaynak seçme yetkisinin onu gözden kaçırmasına neden olabilir. Hükümet kaynak seçim ekibi, edinme kaynağı seçimine fazla zaman harcamak istemeyebilir. Ayrıca, satıcıların, özellikle kaynak seçim kriterleri ve iş beyanıyla ilgili olmayan bilgiler olmak üzere, satın almanın kalbine gitmeyen tekliflere çok fazla bilgi koyması da mümkündür.

Basit satın almalar için, Hükümet kaynak seçimi yetkilileri, Hükümetin kaynak bulmaya çalıştığı özel gereksinimle ilgili deneyimi ve bir ürün veya hizmetin kaynak seçim faktörlerinde belirtildiği gibi Hükümetin ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağına dair bilgileri vurgulayan tekliflere olumlu yanıt vermiştir. iş beyanı.

Müteahhitler ayrıca fiyatın fiyat dışı faktörlerden daha önemli olup olmadığının farkında olmalıdır. Fiyatın, fiyat dışı faktörlerden daha önemli olduğu durumlarda, kaynak seçim faktörleri ve iş beyanı gereklilikleri açısından teknik olarak kabul edilebilir olan en düşük teklifi veren seçilecektir. Talep, gereksinimin en iyi değer kazanımı olduğunu gösterdiğinde, bir yüklenici, önerilen teknik çözümünün her bir gereksinimi ve kaynak seçim faktörünü nasıl karşılayacağını vurgulamak için teklifini hazırlamalıdır.

Daha karmaşık satın almalar için, kaynak seçim yetkilileri, yüklenicinin hizmet veya hizmet dışı çıktıları nasıl üreteceğiyle ilgilenecektir. Bu nedenle, personel planları, üretilecek metodoloji, geçmiş deneyimler, ISO sertifikaları ve Hükümet alımına yönelik risklerin tanımlandığını ve hafifletildiğini gösteren diğer bilgiler, bu tür bilgileri göstermeyen diğer tekliflerden daha yüksek puanlanmalıdır. Ancak, teklifin her şeyden önce talebin çalışma beyanını veya teknik özelliklerini ve kaynak seçim faktörlerini ele alması önemlidir.

Müteahhitler ayrıca, küçük işletme veya azınlıkların kenara koyma gerekliliklerini, Davis-Bacon'u (esas olarak yerel sendika işgücü oranları , söz konusu teslimatlarla doğrudan ilgili olmayan belirli standartlar için gereklilikleri içerecek şekilde) sözleşmedeki sözleşme maddelerinin farkında olmalıdır. kullanılan), belirli muhasebe standartları, belirli sertifikalar vb.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere, çeşitli faktörler sözleşme sürecini ve bir Federal satın almada kullanılan sözleşme maddelerini etkileyebilir:

  • Maliyet: Satın alma sürecinde artan karmaşıklık derecelerini tetikleyen bir dizi maliyet eşiği mevcuttur. Bu eşikler, mikro satın alma eşiğini, basitleştirilmiş edinme eşiğini ve ticari ürün eşiğini içerir. Mikro satın alma eşiği, Ağustos 2007 itibariyle, bazı istisnalar dışında, genellikle 3.000 ABD Dolarıdır. Mikro satın almalar için herhangi bir rekabet veya yayın şartı aranmaz; genel olarak, Devlet Ticari Satın Alma Kartı (GCPC) FAR Bölüm 13 kapsamındaki bu satın alma işlemleri için kullanılabilir. 3.000 ila 100.000 ABD Doları arasında, ajanslar FAR Bölüm 13 kapsamında Basitleştirilmiş Satın Alma Prosedürlerini kullanabilir. Kapsamlı satın alma sözleşmeleri, temel sipariş sözleşmeleri veya diğer sözleşmeler mal veya hizmetlerin önceden belirlenmiş adil ve makul bir fiyattan sipariş edilmesini sağlayan basitleştirilmiş prosedürler kapsamında verilebilir. Basitleştirilmiş edinme eşiği, denizaşırı acil durum operasyonları (örneğin askeri operasyonlar) dahil olmak üzere FAR Bölüm 13'te belirtilen durumlarda ve nükleer/biyolojik/radyolojik felaketler sırasında FAR Bölüm 2, Tanımlar'da açıklanan sınırlara kadar artırılabilir. FAR Bölüm 13 basitleştirilmiş satın alma prosedürleri, Kongre'nin FAR Alt Bölüm 13.5, Belirli Ticari Öğeler için Test Programı kapsamında ticari öğelerin satın alınması için yeniden yetkilendirmeye devam ettiği bir test programı kapsamında 5.000.000 $'a (belirli istisnalar altında 11 milyon $) kadar kullanılabilir. Öğeler, FAR Bölüm 2 tanımı kapsamında ticari bir öğe olarak nitelenmeli ve FAR Bölüm 10'da belirtildiği gibi pazar araştırması ile desteklenmelidir.
  • Edinme türü (FAR Bölüm 16, Sözleşme Türleri): İki ana sözleşme türü vardır – sabit fiyat ve maliyet geri ödemesi. Hangi türün kullanılacağına karar verirken, bir Sözleşme Görevlisinin risk tanımlaması çok önemlidir. Ticari kullanıma hazır (COTS) kalemler (Ar-Ge'ye ihtiyaç duyulmayan ve yüksek risk unsurlarının bulunmadığı) gibi çok iyi bilinen bir gereklilik, en iyi şekilde sabit fiyatlı bir sözleşme kullanılarak elde edilebilir. sabittir ve yüklenicinin karını içerir; tüm maliyet aşımı riski yükleniciye devredilir. Yükleniciye tüm maliyetlerin geri ödendiği ve bu tutarın üzerinde bir ücretin ödendiği maliyet geri ödeme türü sözleşmeler için daha yüksek riskli, daha bilinmeyen bir gereksinim daha uygundur. Bu düzenlemede, maliyet aşım riski esas olarak Hükümete aittir.
  • Satın alma modelleri: Bir acentenin belirli bir süre boyunca sürekli bir gereksinime ihtiyacı varsa, birden fazla siparişe izin veren bir araç avantajlı olabilir. Örneğin, FAR Bölüm 13'te açıklandığı gibi bir kapsamlı satın alma sözleşmesi (BPA) veya bir temel sipariş sözleşmesi (BOA) kullanılabilir ve bu, önceden belirlenmiş adil ve makul fiyatlarla tekrarlanan satın alımlara izin verir. Basitleştirilmiş edinme eşiğinin üzerinde, FAR Bölüm 16.5'te açıklandığı gibi belirsiz teslimat, belirsiz miktar ( IDIQ ) sözleşmesi yürütülebilir.
  • Mevcut sözleşme araçlarının mevcudiyeti: Acenteler, kullanımın sözleşmenin genel kapsamında olması kaydıyla mevcut BPA'ları veya BOA'ları kullanabilir. Örneğin, bir ajans, FAR Alt Bölüm 8.4'te açıklandığı gibi Federal Tedarik Çizelgelerini kullanabilir. Genel Hizmetler İdaresi (GSA) tarafından sunulan çizelgeler, tam sözleşme sürecinden geçmeden mal veya hizmet elde etme yeteneği sağlayan önceden rekabet edilmiş bir dizi sözleşme aracı sağlar ( http://www.gsa.gov/Portal/gsa /ep/contentView.do?contentId=8106&contentType=GSA_OVERVIEW ).
  • Zorunlu Kaynaklar: FAR Bölüm 8, bazı malzeme ve hizmet türlerini elde etmek için belirli kaynakların zorunlu kullanımını tartışır. Bu kaynaklar arasında Federal Hapishane Endüstrileri , kör ve engelli kişileri işe alan çeşitli satıcılar ve Federal Tedarik Programları yer alır. Binek motorlu taşıtlar gibi bazı ürünler çoğu acente tarafından satın alınamaz; feragat olmadığı sürece tüm motorlu motorlu taşıtlar GSA tarafından satın alınmalıdır. Bu kısmen, araç satın almak için uygun fonların kullanımına ilişkin Kongre kısıtlamalarından ve GSA'nın Federal Hükümetin motor havuzu yöneticisi olarak sahip olduğu özel yetkiden kaynaklanmaktadır.
  • Küçük İşletmeler ve Sosyoekonomik Konular: Küçük işletmeler ve belirli sosyoekonomik faktörlerden etkilenen firmalarla sözleşme yapmak, FAR Bölüm 19 ve 26'da açıklanan oldukça karmaşık bir Hükümet düzenlemesi alt kümesini gerektirir.
  • Diğer gereklilikler genellikle koşullara bağlı olarak satın almalar için geçerlidir. Bunlar FAR Bölüm 36, İnşaat ve Mimar-Mühendis Sözleşmelerinde listelenenleri içerebilir; FAR Bölüm 41, Kamu Hizmetlerinin Edinimi; ve FAR Bölüm 37, Hizmet Sözleşmesi. Belirli bir istisna dışında, basitleştirilmiş satın alma eşiğinin veya FAR Alt Bölüm 13.5 kapsamındaki özel yetkinin üzerinde bir maliyeti olan satın almalar, FAR Bölüm 14, Mühürlü İhale veya FAR Bölüm 15, Müzakere Yoluyla Sözleşme altında belirtilen süreç kullanılarak gerçekleştirilmelidir.
  • Devlet müteahhitlik bürosunun iş yükü ve faaliyet gerektiren. Sözleşmeli araç seçimi (öncelikle belirsiz süreli, belirsiz miktar (IDIQ) ve bağımsız "C" sözleşmeleri), pazar araştırması, rekabet, performans teşviklerinin kullanımı (veya değil), kazanılmış değerli yönetim sistemi (EVMS) kullanımı, sözleşmenin uzunluğu, sayı Opsiyon periyotları, kaynak seçim stratejisinin ve değerlendirme faktörlerinin basitleştirilmesi, teknik veri haklarına ilişkin hassas satın alma ayrıntılarına dikkat edilmemesi, sözleşme gereksinimlerinin daha büyük sözleşme araçlarına paketlenmesi ve maliyet dahil satın alma sonuçları üzerinde doğrudan etkisi olan diğer kararlar sıklıkla müteahhitlik ve gerektiren faaliyetlerin iş yükünden kaynaklanmaktadır. Sözleşme eylemlerini azaltmak için gereksinimlerin bir araya getirilmesi, özellikle sözleşme iş yükünü azaltır, ancak söz konusu işi doğrudan gerçekleştiren potansiyel satıcıların azaltılmasını içerecek şekilde artan riskler ve diğer istenmeyen etkiler yaratır (böylece, ana yüklenicilerin belirli iş kategorileriyle ilgili alt yükleniciliği artırmak ve belirli iş deneyimlerini azaltmak) ). Overbundling ayrıca, ana iş alanlarında olmayan alanlarda ana bütünleştirici olarak sorumluluk almaya istekli satıcıların sayısını azaltarak rekabeti azaltır. Bir noktada, paketleme, satıcı tabanını, evdeki işlerin hiçbirini çok az yapan veya hiç yapmayan sözde ana entegratörlere indirger.

Bir satın alma planı, FAR 7.105'te listelendiği gibi çok sayıda öğeye sahip olabilir; Satın almanın tahmini maliyetine bağlı olarak, bu unsurlar şunları içerir:

  • İhtiyaç beyanı ve arka plan
  • geçerli koşullar
  • Maliyet
  • Varsa yaşam döngüsü maliyetleri
  • Yetenek veya performans
  • Teslimat veya performans gereksinimleri
  • ödünleşimler – maliyet, yetenek ve zamanlama arasındaki ödünleşimlerin beklenen sonuçları
  • Edinme hedeflerini gösteren dönüm noktası grafiği
  • Eylem Planı
  • potansiyel kaynaklar
  • Müsabaka planı – tam ve açık müsabakanın kullanılıp kullanılmadığı ve kullanılmıyorsa gerekçesi
  • Kaynak seçim prosedürleri
  • Edinme konuları
  • Potansiyel Devlet tarafından sağlanan bilgi, ekipman veya hizmetler
  • Güvenlik ve/veya kuvvet koruma hususları
  • Bütçeleme ve finansman
  • Ürün veya hizmet açıklaması
  • Lojistik hususlar
  • Çevresel hususlar
  • Sözleşme yönetimi sorunları
  • Edinme planı hazırlığına katılanlar (kaynak seçim komitesi dahil)

Bir satın almanın planlanması sırasında, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çabanın birkaç temel yönüne karar verilir:

  • FAR Bölüm 6, Rekabet Gereksinimleri kapsamında gerekli olan rekabet derecesi (yani, tam ve açık rekabet, kaynakların hariç tutulmasından sonra tam ve açık rekabet veya tam ve açık rekabet dışında, aynı zamanda "tek kaynak" olarak da adlandırılır)
  • Edinme için yayın gereksinimleri (FAR Bölüm 5, Sözleşme Eylemlerinin Yayınlanması)
  • SOW/PWS'nin hazırlanması – sözleşmenin "kim, ne, ne zaman, nerede, nasıl" olduğunu belirten bir belge; Yüklenicinin şartı yeterli şekilde fiyatlandırabilmesi ve mahkemede uygulanabilir olması için yeterince spesifik olmalıdır. Ölçülebilir sonuçlar açıkça belirtilmelidir.
  • Önerilen satın alma için gerekli fon miktarı ve türü
  • Sözleşme satır kalemi numarası (CLIN) yapısı: Bu, genellikle Tekdüzen Sözleşme Formatında oluşturulmuş düzenlenmiş bir sözleşmenin Bölüm B'sindedir. CLIN Programı, teklif verenin teklifinde/teklifinde fiyatlandırdığı şeydir. İş bildiriminin ana hatlarıyla eşleşen bir CLIN Çizelgesi oluşturmak genellikle avantajlıdır. CLIN yapısının bir iş bildiriminin içeriğine uygun şekilde yapılandırılmaması, performans sorunları ortaya çıkarsa yükleniciye ne kadar ödeme yapılması veya cezalandırılması gerektiğinin belirlenememesine yol açabilir.
  • Kaynak seçim kriterleri (SSC): Kaynak seçim kriterleri "1) Kaynak seçim kararında dikkate alınması gereken önemli ve vurgulanan kilit alanları temsil eder ve (2) Rakip teklifler arasında ve arasında anlamlı karşılaştırma ve ayrımcılığı destekler." (FAR 15.304, Değerlendirme faktörleri ve önemli alt faktörler).
  • Bağımsız Hükümet maliyet tahmini
  • Pazar araştırması: Pazar araştırması , bilgiye dayalı kazanımların kritik bir parçasıdır. Bilgiye dayalı ve bilinçli karar verme, başarılı kazanımları gerçekleştirmek için eksiksiz bilgi gerektirir. FAR Bölüm 10, Pazar Araştırması, pazar araştırması süreci ve Federal satın almalardaki rolü hakkında rehberlik eder.
  • Edinme Riskleri: Sözleşmedeki risk üç kategoriye ayrılır – program riski, performans riski ve maliyet riski. Olumsuz geçmiş deneyimler de dahil olmak üzere satın alma riskleri tanımlanmalı ve Hükümet ile potansiyel bir satıcı arasındaki risk tahsisi ve azaltma önlemleri belirlenmelidir.
  • Devlet tarafından sağlanan ekipman, kaynaklar, destek veya bilgiler: Genellikle, Hükümet bir sözleşmenin yerine getirilmesi için hayati önem taşıyan ekipman, lojistik destek, bilgi ve diğer birçok öğeyi sağlamalıdır. Devlet tarafından sağlanan potansiyel bilgilerde (GFI) özel bilgiler varsa, geçerli düzenlemelerin ihlalini önlemek için önlemler alınmalıdır.

Etkili pazar araştırması Hükümete şu konularda yardımcı olur:

  • endüstri terminolojisini anlamak,
  • İstenen hizmet veya ekipman öğesinin temel kavramlarını anlamak,
  • öğeyi sağlayan potansiyel yüklenicilerin belirlenmesi
  • Satıcı tabanına en iyi şekilde uyması için gerekliliğin doğru kapsamının belirlenmesi

Yeterli pazar araştırmasının olmaması, genellikle müşterinin beklentilerini karşılayamayan sözleşmelerle sonuçlanır. Gerektiren faaliyetlerden bazen çok az deneyime sahip oldukları konu hakkında çalışma ifadeleri yazmaları istenir. Pazar araştırmasının nasıl yapılacağı konusunda çok az bilgiye sahip olan kişiler, eğitim veya rehberlik almalı veya kendileri için yüksek değerli bir ürün alıyorlarsa kullanacakları sağduyuyu uygulamalıdır.

Soyulmuş Bileşenler

1. İş beyanı: Bir hizmet sözleşmesi değilse, performans ve nesnel özellikleri içeren teslim edilebilir liste (örnek dışında marka adı yok)

  • Bir hizmet sözleşmesinde ölçülebilir sonuç çıktıları
  • İnşaat veya mimarlık ve mühendislik (A&E) (FAR Bölüm 36)
  • Program / kilometre taşları (çalışma beyanına dahil edilmiştir)

2. CLINS, iş beyanı yapısı/anahatlarıyla sıkı bir şekilde eşleşiyor 3. Kaynak seçim kriterleri

Risk

Sözleşme, tamamen risk tahsisi ve maliyeti, programı ve performansı içerecek şekilde riski en aza indirmekle ilgilidir. Sözleşmeli çalışma ifadesi ne kadar belirsiz olursa, Hükümetin üstlendiği risk o kadar fazladır.

  • Program Yöneticisi, Taahhüt ve Yatırımcı Perspektifinden Risk:

Risk. Tanımlanmış maliyet ve zaman çizelgesi kısıtlamaları dahilinde program hedeflerine ulaşılamamasının bir ölçüsü. Risk, programın tüm yönleriyle, örneğin tehdit, teknoloji, tasarım süreçleri, İş Kırılım yapısı (WBS) öğeleri vb. ile ilişkilidir. İki bileşeni vardır, belirli bir sonuca ulaşamama olasılığı ve başarısızlığın sonuçları bu sonuca ulaşmak için.

  • Bir Avukat Açısından Risk:

Bu sözleşme tüm temel işleri / beklentileri yeterince tanımlıyor mu, bir program var mı ve uygulanabilir mi? Varsa çarelerimiz nelerdir?

Faaliyet gerektiren ve sık sık sözleşme imzalayan görevliler, sözleşmeden mümkün olan en kısa sürede bir satın alma elde etmek isterler; bazen çok hızlı. Bu nedenle, sözleşme görevlileri ve satın alma avukatları, maliyet, zamanlama ve performans risklerini belirlemek ve bu risk alanlarını azaltmak için hafifletme önlemleri önermek için genel satın alma işlemini sıklıkla dikkatlice gözden geçirmek zorunda kalacaklardır.

  • Bir Yatırımcının bakış açısından risk:

Beklenen getirim nedir? Beklenen getiri ne kadar büyükse, ilişkili risk de o kadar büyük olur ve bunun tersi de geçerlidir. Bir müteahhitlik şirketinde hissedar olan bir Yatırımcı, beklenen getiriyi ilişkili riskle dikkatli bir şekilde dengelemeye çalışacak ve risk kabul edilebilir olduğu sürece büyük bir getiri aramaya teşvik edilecektir. Bu bakış açısı, riskin Yatırımcı için hem fırsatı hem de tehlikeyi temsil ederken, yalnızca Program Yöneticisi ve Avukat için tehlikeyi temsil etmesi bakımından benzersizdir.

Diğer bir deyişle, Program Yöneticisi, Avukat ve Yatırımcı arasındaki risk algısında bir uyumsuzluk var. Nihayetinde müteahhitlik şirketinin sahibi Yatırımcıdır ve bu yanlış hizalama Yatırımcının davranışı ve hisse senedinin performansı üzerinde etkili olacaktır.

Gereksinim fazlalığı

Maliyet, program ve performans riski, bir gereksinimin tek bir satın alma alıştırmasında aşırı şekilde gruplandırılmasıyla artırılabilir. Aşırı paketleme, aksi takdirde bir gereksinim için rekabet edebilecek olası satıcı tabanını kurutur. Bu nedenle, genel iş beyanı / teslimatlar için rekabet edebilecek potansiyel satıcıların bir değerlendirmesinin yapılması kritik önem taşır. Bu analiz sıklıkla bir gereksinimin farklı bileşenlere bölünmesini gerektirecektir. Bir gereksinimin bir araya getirilmesi, SSC'ler ve CLIN yapısı üzerinde de zararlı bir etkiye sahiptir ve kaynak seçiminde, fiyat değerlendirmesinde ve sözleşme yönetiminde kullanımını zorlaştırır. Kuzey Missouri kongre üyesi Sam Graves , 2014 yılında, aşırı paket sözleşmelerin bazı eksikliklerini gidermeyi amaçlayan yasa tasarısı sundu.

Aşırı birleştirilmiş gereksinimler, özellikle hizmet sözleşmelerinde, genellikle çok belirsiz gereksinimlerden ve iş açıklamalarından muzdariptir. Hizmet sözleşmelerinde, CLIN yapısı, hizmet işi çıktılarının kendisinden ziyade kişi başına saat bazında fiyatlandırılır. Hükümetin veya yüklenicinin belirsiz iş beyanları için maliyet veya fiyat tahminleri hazırlama yeteneği ciddi şekilde sınırlıdır; buna göre, Hükümet, maliyet hakkında bir fikir edinmenin tek uygun yolu olduğu için, gereklilik için bir işgücü oranı, insan sayısı ve bireysel nitelikler üzerinde pazarlık yapacaktır. Bununla birlikte, hizmetler için kişi başına/saat başına fiyatlandırmanın kullanılması, Yüklenicinin nitelikli kuruluşu sağlamak yerine CLIN beyanı kapsamında tam olarak yerine getirdiği göz önüne alındığında, Hükümetin hemen hemen tüm performans, maliyet ve program riskini elinde bulundurması nedeniyle zayıf bir sözleşme uygulamasıdır. gereken hizmet. İyi yazılmış bir iş beyanında bile işi gereğinden fazla paketleyen ve işi kişi başına/saat bazında fiyatlandıran ve yüklenicinin kullanabileceği kişi sayısı ve nitelik türleri üzerindeki sınırlarla fiyatlandıran bir CLIN beyanının işe aykırı olduğu ileri sürülebilir. Hükümetin yükleniciden sözleşmeyi fiyatlamasını istediği ifade, fiili işin kendisiyle hiçbir ilişkisi yoktur ve Hükümet, yükleniciyi şartın nasıl yerine getirileceği konusunda yönlendirmektedir - bu nedenle yüklenici performansına müdahale etmektedir ve bir çalışan-işveren ilişkisinin işaretidir bağımsız bir sözleşme ilişkisinden ziyade. Ayrıca, kişi başına veya saat bazında fiyatlandırma yapan CLIN yapısı, bu tür kişiler için yalnızca alakart veya gerektiği gibi hizmet için değil, genellikle yıllık olarak ödeme yapar, bu nedenle çoğu durumda maliyetleri artırır. Kişi başına veya saat bazında fiyatlandırma, bir sözleşmenin muhtemelen FAR Bölüm 37 kapsamında bir kişisel hizmet sözleşmesi olarak nitelendirilebileceğinin bir işaretidir - teknik olarak, Sınıflandırma Yasası ve FAR Bölüm 37'nin harfini değilse de, en azından ruhunu ihlal eder. belirli koşullar ve belirli tespitler ve bulgular ile.

Aşırı birleştirilmiş sözleşmelerde ana entegratörlerin kullanılması, bazen bir dizi büyük sistem satın alımında kötü sonuçlara yol açmıştır. Örneğin, ABD Donanması'nın müteahhitlerin belirli bir satın almada ekonomik açıdan mantıklı seçimler yapmasına izin vermede çok ileri gittiğini, ancak genel Donanmaya maliyet kattığını söylesek ne olur? Örnek, başka hiçbir gemi sisteminde kullanılmayan belirli bir radar sisteminden iyi bir anlaşma elde eden bir ana entegratördür - bu özel satın almayı daha ucuz hale getirir, ancak genel olarak bu, birlikte çalışabilirlik eksikliği nedeniyle, bir ihtiyacı harekete geçiren birlikte çalışabilirlik eksikliği nedeniyle Donanmaya çok pahalıya mal olur. ayağa kalkmak eğitim okulları, tedarik sistemi, iş gücü artışı vb.

Aşırı paketleme, sözleşme yapmayı kolaylaştırır, ancak çoğu zaman, özellikle karmaşık satın almalar için, karmaşık satın almalar için müşteri veya savaş savaşçısı tarafından beklenen sonuçları, özellikle söz konusu satın alma komutunun çok az deneyime sahip olduğu veya önemli bir dönüşe sahip olduğu satın almalar sağlamaz. satın alma süresi boyunca personel fazla.

Küçük işletme satın almalarının aşırı paketleme konusunda zorunlu kısıtlamaları vardır. Ancak, küçük işletme dışı satın almalar aynı kurallara tabi değildir.

Aşırı paketlemenin nasıl büyük sorunlara yol açtığına dair bir örnek (kaynak seçiminde permütasyonlar ve toplam fiyatın değerlendirilmesi): Diyelim ki bir talep faaliyeti yoklama hizmeti almak istiyor. Satın alma planlaması, on farklı bölgede beş anket olduğunu ortaya koyuyor. Ancak, Hükümetin herhangi bir gerçek sayıda beş anketten yalnızca birini sipariş edeceği ve bu özel anketin gerçek maliyeti diğer dördünden çok daha pahalı olduğu ortaya çıktı. Bu paket gereksinime bir ağırlıklandırma şeması uygulanmazsa, bir satıcı, hükümetin geçmiş satın almalardaki sipariş kalıpları hakkındaki bilgilerine dayanarak, hafif sipariş edilen dört anketi tekliflerinde çok ucuza ve yüksek hacimli anketi çok pahalı hale getirebilir. Bu nedenle, ilk bakışta, toplam fiyata (kaynak seçiminde kullanılan) ulaşmak için her anket bir araya getirildiğinde bir teklifin toplam fiyatı cazip görünebilir, ancak uygulamada, Hükümet büyük çoğunluk göz önüne alındığında bütçesini çok hızlı bir şekilde tüketecektir. gerçekten sipariş edilen anketlerin oranı son derece pahalıdır (en sık sipariş edilen anketin gerçek maliyeti teklifte olduğundan çok daha düşük olmasına rağmen). Bir ağırlıklandırma planının baş ağrısından kaçınmak için, beş anketin tümü parçalara ayrılmalı ve esaslarına göre yargılanabilmeleri için ayrı ayrı sözleşmeye alınmalıdır. Bu, büyük belirsiz süreli, belirsiz miktarlı (IDIQ) sözleşmelerde sıklıkla yapılanların bir örneğidir ve bazı satın almaların neden korkunç derecede pahalı olduğunu ve gerektiren faaliyetin hedeflerine ulaşmak için ek finansman gerektirdiğini açıklar.

iş beyanı

Ana madde: İş beyanı

İş beyanı (SOW), yapılacak işi, işin yerini, teslim edilebilir programı, uygulanabilir performans standartlarını, özel gereksinimleri tanımlayan bir teklif talebi (RFP) ile birlikte bir satıcıya sunulan resmi bir belgedir ( örneğin güvenlik izinleri, seyahat ve özel bilgi) ve performans süresi.

Kaynak seçimi

Kaynak seçimi, sözleşme talebine dayalı olarak bir teklif talebine (RFP) veya teklif talebine (RFQ) yanıt olarak sunulan yüklenici tekliflerini veya teklifleri değerlendirme sürecini ifade eder. Kaynak seçimi, sözleşme talebinde bulunan teklif sahiplerine yönelik talimatlar maddesi tarafından yönlendirilir (örneğin, FAR 52.212-2, kaynak seçim kriterlerinin ne olduğunu, ağırlıklandırmayı vb. açıklayan özel bir dil ile).

Gerekli faaliyet SOW/PWS'lerini yazdıktan, kaynak seçim yaklaşımını belirledikten, ardından faktörleri ve alt faktörleri seçtikten sonra maliyet/fiyat dışı faktörlerin ağırlıklarını belirledikten ve yukarıdakilerin sonuçlarını anladıktan sonra bir kaynak seçim planı (SSP) yazarlar. . Bir SSP, her bir teklifin nasıl değerlendirileceği konusunda bir kaynak seçim komitesine talimat verir. Mahkemeler, kaynak seçim komitesinin ticari kararını erteleyecek, bu nedenle bir karara dayandırmak için gerçekler dahil edilmelidir; kaynak seçim komitesi keyfi olmamalı veya bulguları için kayıtta gerçeklerden yoksun olmamalıdır.

Sonuç olarak, risk değerlendirmesi, kaynak seçim ekibinin olmak istediği yerdir. Başarısız teklif sahiplerine brifing verilen zayıflık, önemli zayıflık ve eksiklikleri belirlemek için kullanılan budur. Risk değerlendirmesi/kaynak seçim kriterleri/faktörleri ile teklif sahibi teklifleri arasında bağlantı kurmak, kaynak seçiminin asıl amacıdır.

Kaynak seçimi için kullanılan süreç, FAR Bölüm 13, Basitleştirilmiş Satın Alma , 14, Mühürlü İhale veya 15, Müzakere Yoluyla Sözleşme arasından seçilebilir .

Bir Hükümet şartı için rekabet eden müteahhitler, bir çalışma beyanı veya talebin açıklığa kavuşturulmasını veya değiştirilmesini talep etme fırsatına sahiptir. Açıklama talebi, satın alma sürecinde nispeten erken, tercihen bir talep, RFQ, RFP veya başka bir yayının yayınlanmasına yakın bir zamanda yapılmalıdır. Yüklenicinin talebi iyi bir gerekçeye sahipse, sıklıkla sözleşme yapan görevliler bu tür açıklamaları kabul edeceklerdir.

Kaynak seçimi için temel ilkeler:

  • Neye dayanarak vereceğinizi söyleyin (ödül kriterleri) (onlara söyleyin)
  • Ödüllendireceğini söylediğin şeye göre ödüllendir (yapacağını söylediğin şeyi yap)
  • Yaptıklarını belgele. (Onlara ilk etapta yapacağını söylediğin şeyi yaptığını söyle) Mantıklı olduğu sürece daha fazlası daha iyidir.
  • Tartışmalar yapılırsa, bunun nasıl yapılacağını anladığınızdan emin olmak için önce tartışmalarla ilgili teklif protestolarını okuyun.
  • FAR 15.306(c)(1)'de "en yüksek puanlı tekliflerin tümünü" içerecek şekilde tanımlanan Rekabetçi Aralığın Formülasyonu, rekabetçi olmayan tekliflerin daha fazla değerlendirmeden çıkarılmasını sağlayabilecek bir araç.

FAR 15.209, Hükümet, tekliflerin alınmasından sonra teklif sahipleriyle değiş tokuştan sonra ödül vermeyi planlıyorsa, "tekliflerinin rekabet aralığı içinde olduğu belirlenen teklif sahipleriyle görüşme yapma" niyetine ilişkin gerekli bildirimin sağlanması gerektiğini belirtir. Rekabetçi aralığın dışında bırakılan teklifler için 15.503(a)'daki bildirim prosedürleri ve FAR 15.305(c)(4) ila FAR 15.306(c)'deki bilgilendirme prosedürleri izlenmelidir. Rekabetçi bir aralık kullanılıyorsa, CO'lar bu nedenle hariç tutulan teklif sahiplerine ön ödül bildirimleri göndermelidir. Tartışmalara giren bir kurum "anlamlı tartışmalar" sağlamalıdır.

FAR Bölüm 15 kullanılıyorsa, FAR 15.305(a)(1) kapsamında "adil ve makul" bir fiyat belirlemeyi, FAR 15.305(a)(2) kapsamında geçmiş bir performans değerlendirmesini içerecek şekilde FAR 15.305 kapsamında bir teklif değerlendirmesi olmalıdır ve FAR 15.305(a)(3) kapsamında teknik bir değerlendirme.

Her faktör derecelendirmesi için, her bir teklif sahibinin teklifin temel güçlü yanlarını, belirsizliklerini ve eksikliklerini belirleyin ve ardından güçlü yönler, belirsizlikler ve eksikliklerin bu derecelendirmeyle nasıl sonuçlandığını açıklayın. Teklif sahiplerine yönelik taleplerde/talimatlarda özel olarak belirtilen faktörlere ve alt faktörlere özellikle odaklanın. Kazanan teklifi seçmek için belirtilmemiş kaynak seçim kriterleri kullanmayın.

Seçim kriterlerine dayalı olarak, bir teklif vereni diğerinden daha iyi yapan ayrımcıları tartışın. Kaynak seçim sonuçlarının izin verdiği ölçüde ayrıntılı olun ve ayrımcılara odaklanın. Bir şey ayrımcı değilse, bunu söyleyin ve neden olmadığını da belirtin. Gücün, teklif verenin notu üzerinde hiçbir etkisi yoksa, bunu belirtin.

Geçmişteki performansın karar üzerindeki etkisini yeterince ele alın; unutmayın, hiçbir geçmiş performans NÖTR olarak derecelendirilmez!!

Kaynak seçim kararı belgesinin taslağını hazırlayan kişi, kaynak seçim yetkilisinin düşünce sürecini ve karşılaştırmalı analizin arkasındaki nedenleri göstermelidir. Kaynak seçim yetkilisi (SSA) adına bir düşünce/niyet beyanı kullanın. Örneğin: Ben seçtim; Düşündüm; belirledim; Gözden geçirdim; vb.

Kaynak seçimleri, teklifleri birbirleriyle karşılaştıramaz, yalnızca ödül kriterlerine göre karşılaştırır.

Çok önemli olduğu için özetin doğru olması için biraz zaman ayırın. SSA tarafından kararlarına varmak için kullanılan temel ayrımcıların en iyilerini çok hızlı bir şekilde ifade etmek içindir.

Tartışmayı yalnızca bir teklif verene odaklamayın. Kaynak Seçim Karar Belgesi (SSDD), başarılı teklif sahibinin değerlendirmelerini diğerleriyle karşılaştırır. Çok sayıda teklif veren varsa, ayrıntılı tartışma en yüksek puan alan teklif sahipleriyle sınırlı olabilir. Rekabetçi bir aralık oluşturulmadığında, daha düşük dereceli teklif verenlerle ilgili hafif bir tartışmaya ihtiyaç vardır.

Derecelendirmeleri, "ayrıntılı değil" olarak derecelendirilen "mükemmel" gibi, çelişen destekleyici dillerle kullanmayın. Teknik tartışmalarınızla ilgili oldukları için derecelendirmeleri yakından inceleyin. Tutarlı olduklarından emin olun (yani, bir teklif değerlendirmesinde bir zayıflığın tartışılmasından ve başka bir teklifin aynı zayıflığa sahip olmamasından kaçının).

Zayıflıkları ve bunların düşünce sürecindeki önemini tartışmadan belirlemeyin veya listelemeyin.

Tarafsız bir performans güven değerlendirmesine olumlu veya olumsuz yaklaşmayın. (Tarafsız bir değerlendirmeye sahip olduğu için bir teklif vereni diskalifiye etmeyin.) FAR Bölüm 13 ve FAR Alt Bölüm 15.3 kapsamında geçmişteki hiçbir performans tarafsız olarak değerlendirilmemelidir.

SSDD'de bir ödül kararını belgelendirirken, SSA'ların yalnızca derecelendirmelerin kendilerine değil, tekliflerin altında yatan avantaj ve dezavantajlara odaklandığından emin olun. HoveCo, B-298697: http://www.gao.gov/decisions/bidpro/298697.pdf

Ajans düzenlemeleri sıklıkla kaynak seçimleri konusunda rehberlik sağlar: Örneğin, bkz. AFARS 5115.308 Kaynak seçim kararı – "Tüm kaynak seçimleri için bir kaynak seçim karar belgesi hazırlanmalı ve SSA'nın entegre değerlendirmesini ve kararını yansıtmalıdır. Belge, destekleyici tek özet belge olmalıdır. Belirtilen değerlendirme kriterlerine uygun en iyi değer teklifinin seçimi Kararı açıkça açıklamalı ve SSA tarafından bir karara varmak için kullanılan gerekçeyi belgelemelidir Belge Genel Muhasebe Ofisine ve tescilli ve kaynak almaya yetkili diğer kişilere açıklanabilir olmalıdır Bir kopyayı teklif sahiplerine veya tescilli ve kaynak seçim bilgilerini alma yetkisi olmayan kişilere yayınlarken, redakte edilen materyal tescilli olan ve kaynak seçim bilgisi olarak korunmaya devam etmesi gerekenlerle sınırlı olmalıdır."

Tutarlılık: Bir teklif için kötü olan, herkes için kötüdür; olumsuz bir yorum bulun, ardından diğer teklif sahiplerinin tekliflerine bakın ve aynı sorunun orada olup olmadığına ve bu tekliflerin değerlendirmesinde yazılıp yazılmadığına bakın. Bir teklif için iyi olan, tüm teklifler için iyidir (yukarıya bakın)

Kaynak seçim komitesine verilen talimatlardaki tanımlara dikkatlice bakın – içindeki kelimelere bakın; en kötü tanımla başlayın, yani kabul edilemez, içindeki kelimelere bakın, ardından bu kelimelerin derecelendirme çalışma sayfalarındaki tanımdan daha yüksek derecelendirilen değerlendirmelerde görünüp görünmediğine bakın.

Kazanmak istediğiniz teklifte kötü bir şey varsa, bunu kaynak karar belgenizde kabul edin ve BU TEKLİFİN DEĞERLENDİRİLMESİYLE İLGİLİ X KARARINIZI ETKİLEMEYECEĞİNİ BELİRTİRİN!!! – aynı şey başka bir teklifte kötüyse, o zaman aynı şeyi o teklifte de söyleyin.

"Yanıt vermeyen" kelimesi SADECE MÜHÜRLÜ TEKLİFTE KULLANILMAKTADIR! FAR Bölüm 13 veya 15 değerlendirme süreçlerinde ASLA kullanılmamalıdır. Eksik olan paketler yalnızca daha düşük olarak derecelendirilir; örneğin, zayıf, iyi, kabul edilemez veya IAW FAR zayıflık, önemli zayıflık, vb.

Her şeyin ele alınıp alınmadığını görmek için talep üzerine SOW ve teslimat çizelgelerini (örneğin, RFP/RFQ) tekliflerde bulunanlarla kelime kelime karşılaştırın. Daha düşük derecelendirmeleri haklı çıkarmak için bir şeyin eksik olup olmadığını belirtin; Beğendiğiniz teklifler için iyi yorumlar "birikmek" için her ödül kriteri için geçerli olan her şey hakkında konuşun; sonra beğendikleriniz hakkında daha çok iyi şeyler söylendiğini ve sevmedikleriniz hakkında daha az iyi şeyler söylendiğini gösterin.

Kötü kaynak seçimi veya ödül kriterleri ile elinizden gelenin en iyisini yapın. Sadece tutarlı bir şekilde uygulandığından emin olun

Kaynak Seçim Kriterleri

Kaynak Seçim Kriterleri (SSC), satın alma konusuna bağlı olarak basit veya karmaşık olabilir. FAR Part 15 kullanılıyorsa, en iyi değer adı verilen bir kavram kullanılabilir; en iyi değer basitçe, en düşük teklifi verenin mutlaka bir yarışmanın galibi olmadığı fikridir - bunun yerine, belirtilen SSC'lere dayalı olarak genel teklifin bir değerlendirmesi gerçekleştirilir ve bu belirtilen SSC'lere dayalı olarak bir kaynak seçim kararı verilir (aşağıya bakınız). edinme faaliyetinin gerçeklere dayalı bir ticari yargısı.

SSC'ler, kullanılan satın alma sürecine bağlı olarak karmaşıklık açısından büyük ölçüde değişebilir, örneğin, FAR Bölüm 13, Basitleştirilmiş Satın Alma veya FAR Bölüm 15, Anlaşmalı Tedarik. Örneğin, FAR Bölüm 15 kapsamında, aşağıdakileri içeren bir dizi kaynak seçim modeli vardır:

  1. Çalışma beyanına (SOW) (LPTA) dayalı Teknik Olarak Kabul Edilebilir (TA) En Düşük Fiyat (LP) (Bunu ÇOK BASİT ALIMLAR için kullanın - örneğin, kalemler)
  2. Geçmiş Performanslı LPTA (kısmi takas) (daha karmaşık)
  3. LP, TA, geçmiş performans ve SOW (ÇOK KARMAŞIK ALIMLAR) (bazen en iyi değer olarak da bilinir) dahil belirtilen kriterlere dayalı Tam Takas
    1. En düşük fiyatı seçmek zorunda değilsiniz
    2. Hedeflere daha iyi çözüm sağlayan daha yüksek fiyatlı teklifi seçebilir
    3. Rasyonel temele sahip İş Yargısına dayalı bir karar

FAR Bölüm 13, basitleştirilmiş satın alma kullanılıyorsa, bir sözleşme görevlisi, mikro satın alma eşiğinin altındaki satın almalar için Devlet Satın Alma Kartı (GPC) dahil olmak üzere bir dizi süreç arasından seçim yapabilir (cari değer için FAR'ın tanım bölümüne bakın (örneğin, ABD, şu anda 2,500 ABD Dolarıdır), basitleştirilmiş satın alma eşiği (belirli istisnalar dışında ABD içinde şu anda 150.000 ABD Dolarına kadar olan FAR tanımı bölümüne bakın) veya ticari kalemler/hizmetler için 6,5 milyon ABD Dolarına kadar FAR Bölüm 13 kapsamında, sözleşme görevlileri gerekli değildir FAR Bölüm 15 süreçlerini kullanmak veya FAR Bölüm 5'in yayın gereksinimlerini takip etmek için, ancak takip etmek için kendi süreçlerini oluşturmaları ZORUNLUDUR.

Satıcının geçmiş performansı genellikle bir kaynak seçim kriteri olarak dahil edilir. "Yakın zamanda ve ilgili" geçmiş performans için bir gereklilik eklemek önemlidir.

Yetersiz SSC'ler, en iyi çalışma bildirimini ve CLIN'i değersiz kılar.

Metrikler/performans ölçüleri

Ana madde: Performans metriği

Metrik, bir süreç veya etkinlik hakkında hayati bilgileri ileten ve gerçeklere dayalı kararlara yol açan, belirli bir süre boyunca alınan anlamlı bir ölçümdür.

İşlerin nerede kötüye gittiğine odaklanın – her şeyi ölçmek için verimli kaynaklara değil. Bunun yerine, görev temel süreçleri, tarihsel olarak kronik sorunlar yaşayan süreçler veya süreç tıkanma noktaları için kritik birkaç metriği seçin ve bunları izleyin.

  • İyi bir metriğin özellikleri:
    • Müşteri için anlamlı
    • Basit, anlaşılır, mantıklı ve tekrarlanabilir
    • Bir eğilim gösterir
    • Açıkça tanımlanmış
    • Toplanması ekonomik olan veriler
    • zamanında
    • Uygun eylemi yönlendirir (bu, iyi bir metriğin en önemli özelliğidir)
    • Organizasyonel amaç ve hedeflerin görevler ve süreçler aracılığıyla nasıl karşılandığını gösterir.

Sözleşme Yönetimi

Sözleşme yönetimi

Sözleşme yönetimi görevleri şunları içerebilir:

  • Ödemeler (hemen ödeme esastır) – sıklıkla Geniş Alan İş Akışı (WAWF) kullanılır.
  • Değişiklikler ve Ayarlamalar, genellikle bir değişiklik maddesi kullanılarak yapılır
  • Adil Düzenleme Taleplerini içerir (FAR 49.002(c) kapsamında işlenebilir) (bunlar esasen geçerli sözleşme değişiklikleri maddesi kapsamındaki değişikliklerdir, örneğin FAR 52.212-4 maddesi)
  • Sebep veya kolaylık nedeniyle fesih – ticari kalemler için 52.212-4 maddesindeki fesih maddelerini kullanırsınız.
  • Teklif protestoları, onaylar ve sözleşme talepleri

Sözleşme yönetimi hakkında daha fazla bilgi için DCMA El Kitabına bakın .

Adil Düzenleme Talepleri

Adil Düzeltme Talepleri (REA), sözleşmenin resmi veya uygun şekilde yapılmayan değişiklikleridir. REA'lar sıklıkla değişiklikler maddesine dayanır . Bunlar tipik olarak, gerekli belgeler olmadan yeni iş eklendiğinde veya mevcut işte bir değişiklik istendiğinde, belki de sözleşme görevlisi tarafından ortaya çıkar. Değişen koşullar ve hakkaniyet, bir yüklenicinin REA istemesi için olası gerekçelerdir. Yükleniciler, REA'larda sözleşme değişikliklerinden kaynaklanan gecikme tazminatlarını talep edebilirler .

Artan maliyetlerin kanıtını gösterme yükü yükleniciye aittir. Yüklenicinin, özellikle Hükümetin gecikmeleri veya Hükümetin uygun şekilde entegre edememesi nedeniyle alıkoyulan kiralık ekipman durumlarında, üstlendikleri fiili maliyetlere ek olarak kar elde etme hakkına sahip olup olmadığına ilişkin özel kurallar mevcuttur. müteahhitimizin çalışmasına müdahale eden diğer müteahhitler. Değişiklik nedeniyle risk azaltılırsa Hükümetin karı azaltabileceğini söyleyen vakalar var.

FAR 49.02(c) uyarınca FAR Bölüm 49'daki uzlaştırma prosedürlerini kullanabilir, ancak bu bölümün gerçekten fesihler için yazıldığını unutmayın – muhtemelen fesihler için uzlaşma prosedürlerini REA'ya uyarlamanız gerekir.

Hükümet, REA'nın sözleşme değişikliğinde bir iddiaların serbest bırakılması (ROC) maddesi bulunduğundan emin olmalıdır - FAR / DFARS'ta örnek bir ROC maddesi yoktur. FAR Bölüm 12 ticari kalemleri bağlamında, değişiklikler maddesi ikili anlaşmayı gerektirir.

Önemli sayıda Federal dava, REA'larla ilgilidir:

  • "Hükümetle yapılan her sözleşmenin, taraflardan hiçbirinin performansı engellemek, engellemek veya geciktirmek için hiçbir şey yapmayacağına dair zımni bir yükümlülük içermesi kara harf kanunudur." Sterling Millwrights, Inc. / Amerika Birleşik Devletleri, 26 Cl.Ct. 49, 67 (1992) (Lewis-Nicholson, Inc. - Birleşik Devletler, 213 Ct.Cl. 192, 550 F.2d 26, 32 (1977)'den alıntı).
  • Hükümet eylemleri yüklenici performansını geciktirdiğinde ve maliyetleri artırdığında, "yüklenicinin tazminat talebi vardır." (Lewis-Nicholson, 550 F.2d, 26'da).
  • "Yapıcı bir değişiklik genellikle, Hükümetin, açıkça veya zımni olarak, yükleniciye sözleşme belgelerinde belirtilmeyen işleri yapmasını emretmesi durumunda ortaya çıkar." Lathan, 20 Cl.Ct. 128'de (Chris Berg, Inc. v. United States, 197 Ct.Cl. 503, 525, 455 F.2d 1037, 1050 (1972)'den alıntı).
  • Yükleniciler, adil bir düzenleme yoluyla fazla maliyetleri geri alabilir, ancak "sorumluluğu, nedenselliği ve sonuçta ortaya çıkan zararı kanıtlama yükünü taşır." Ralph L. Jones, 33 Fed.Cl. 331'de (Wunderlich Contracting Co. / Amerika Birleşik Devletleri, 173 Ct.Cl. 180, 199, 351 F.2d 956 (1965); Electronic & Missile Tesisleri, Inc. / Amerika Birleşik Devletleri, 189 Ct.Cl. 237, 253, 416 F.2d 1345 (1969)).
  • Bu yükü karşılama standardı yüksektir. Adil bir düzenleme yapılmadan önce, yükleniciler şunları göstermelidir: (1) sözleşme belgelerinde belirtilenden maddi olarak farklı koşullardan kaynaklanan artan maliyetler ve yüklenicinin elindeki tüm bilgilere dayanarak bu tür koşulların makul olarak öngörülemez olduğu; ve (2) gereksinimlerdeki değişiklikler söz konusu maliyetlerin artmasına neden olmuştur. Johns-Manville Corp. / Amerika Birleşik Devletleri, 12 Cl.Ct. 1, 33 (1987).
  • Bir müteahhit, mahkeme için Hükümetin sorumlu olduğu gecikmeleri, kendisininkine kıyasla ayırt etmelidir; yüklenicinin zararları kanıtlama standardı "mutlak kesinlik veya matematiksel kesinlik" gerektirmez. Ralph L. Jones, 33 Fed.Cl. 336'da (Electronic & Missile, 189 Ct.Cl. 257'de alıntılanmıştır).
  • Mahkemenin "adil ve makul bir tahminde bulunmak için yalnızca yeterli kanıta ihtiyacı var." İD. (702'de Miller Elevator, 30 Fed.Cl.'den alıntı; Electronic & Missile, 189 Ct.Cl., 257'de).

Değişiklikler

Sözleşmelerde iki tür kapsam belirlemesi. Biri orijinal sözleşmenin kapsamıdır – yani, bu değişiklik için herhangi bir ödeme yapmamız gerekiyor mu? İkincisi, değişiklik veya değişikliğin asıl yarışma kapsamında olup olmadığıdır. İlk sorun, bir müteahhit daha fazla para talep ettiğinde ortaya çıkar (yani, bir CDA talebinde veya REA'da daha fazla para talebi); ikinci konu, Hükümet sözleşmeyi değiştirmek istediğinde ve yüklenici kabul ettiğinde ortaya çıkar, ancak başka bir yüklenici sözleşmenin yeniden rekabet etmemesine itiraz eder.

Değişiklikler , sözleşmedeki değişiklikler maddesine tabidir . Ancak, öncelikle bir Sözleşme Yasası (CICA) ihlali olup olmayacağını belirlemek için öncelikle rekabet kapsamı sorununun belirlenmesi gerekir . Teminat konusu olarak, değişikliğin iyi bir anlaşma olup olmadığı sorusu değerlendirilmelidir, çünkü herhangi bir değişiklik doğası gereği görevdeki yükleniciye verilen tek kaynaktır. Bu nedenle, modifikasyon için fiyat rekabeti yoktur. Satın alma FAR Bölüm 12, Ticari Kalemler kapsamında yapıldıysa, Hükümetin Yükleniciden, Yüklenicinin Hükümeti şişirilmiş veya dolgulu ücretlerle dolandırıp dolandırmadığını değerlendirmek için maliyet ve fiyat bilgisi talep etme yetkisi yoktur.

Rekabetçi kapsam belirlemeleri ile ilgili olarak, American Air Filter Co., 57 Comp. Gen 567 (B-188408), 78–1, paragraf 443, 573'te şunları belirtti:

"Herhangi bir değişikliğin etkisinin, değişikliğin başlangıçta yapılan yarışma kapsamında olup olmadığı incelenerek belirleneceğini düşünüyoruz. teklif sahipleri, değişiklikler maddesi kapsamında makul bir şekilde öngörmüş olacaktı.

Potansiyel teklif sahiplerinin makul olarak ne beklediğini belirlemek için, kullanılan tedarik formatı, mevcut ve ilgili geçmiş tedariklerin geçmişi ve aranan tedarik veya hizmetlerin niteliği dikkate alınmalıdır. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörler ilgili olabilir: gereksinimin başlangıçta reklamı yapılan veya müzakere edilen bir tedarik için uygun olup olmadığı; rafta veya benzeri bir öğenin aranıp aranmadığı; veya örneğin, sözleşmenin araştırma ve geliştirme için olup olmadığı, Hükümetin gereksinimlerinin en iyi ihtimalle süresiz olması nedeniyle geniş değişikliklerin beklenebileceğini düşündürüyor."

GAO, 31 Ocak 06 tarihinde DOR Biodefense Inc. ve Emergent BioSolutions, B-296358.3 ve B-296358.4'te bir değişikliğin Sözleşmede Rekabet Yasası (CICA) kapsamında orijinal rekabet kapsamında olup olmadığına ilişkin bir karar yayınladı . Orijinal yarışmanın kapsamı dışındaki değişiklikler, tek kaynak eylemler olarak yarışmalı veya gerekçelendirilmelidir. Kapsam analizi mekanik değildir, ancak sözleşme türü, şartname veya iş beyanı, maliyet ve performans dönemi dahil olmak üzere birçok faktörün entegre bir değerlendirmesini gerektirir. Değişikliğin rekabeti gerektirip gerektirmediği, aynı zamanda, orijinal talebin, teklif sahiplerine bu tür bir değişiklik potansiyeli hakkında yeterince bilgi verip vermediğine ve dolayısıyla değişikliğin rekabet alanını değiştirip değiştirmeyeceğine bağlıdır. Biodefense'de Ordu, biyolojik savunma için aşıların geliştirilmesi ve sertifikasyonu için tek bir on yıllık belirsiz miktar sözleşmesi yayınladı. Zorlu modifikasyon, talep seçeneğinde açıkça listelenmeyen bir aşı türünün geliştirilmesi için isteğe bağlı bir CLIN'in uygulanmasıydı ve bu seçenek için performans süresini önemli bir maliyet artışıyla 8 yıl uzattı. GAO, yine de, bu değişikliğin, sözleşmenin geniş gelişim amacına ve talebin teklif sahiplerine, ödül verildikten sonra ek aşı türlerinin eklenebileceğine ve düzenlemedeki değişikliklerin etkileyebileceğine ilişkin açık bildirimine dayalı olarak, orijinal rekabetin genel kapsamı içinde olduğunu belirledi. performans süresi ve maliyetler. Ordu tarafından orijinal talepte rakiplerin ödül sonrası değişikliklerin potansiyeline dikkat çekmek için gerçekleştirdiği eylemlerin tartışılması, iyi uygulama içgörüsü sağlar. Bakınız DOR Biodefense, Inc.; Acil BioSolutions: http://www.gao.gov/decisions/bidpro/2963583.pdf

Daha fazla bilgi için DCMA'nın Sözleşme Yönetimi El Kitabına bakın: https://web.archive.org/web/20070807083159/http://guidebook.dcma.mil/15/instructions.htm

iddialar

Bir hak talebinin serbest bırakılması

Taleplerin İbrazı ____________ tarihinde imzalanan ______________________________ sözleşme numarasının _______________ sözleşme değişiklik numarasında yer alan tesisler ve yukarıda belirtilen sözleşme kapsamında Birleşik Devletler Hükümeti tarafından ödenecek ______________ tutarı dikkate alındığında, aşağıda imzası bulunan yüklenici Hükümeti ibra eder ve ibra eder. , memurları, acenteleri ve çalışanları, aşağıdakiler hariç olmak üzere, söz konusu sözleşmeden kaynaklanan veya bu sözleşmeden doğan kanun ve hakkaniyet kapsamındaki tüm yükümlülükler, yükümlülükler ve taleplerden: 

[fill this in or state – no exceptions]

WITNESS WHEREOF, bu sürüm ________ ___ gününde yürütülmüştür. 

__________________________
  				Contractor Signature

Sözleşme Uyuşmazlıkları Yasası

Sözleşme talepleri, ticari kalem sözleşmelerindeki uyuşmazlıklar maddesi veya farklı sözleşme türlerindeki başka bir madde kapsamında ele alınır. Madde basitçe başka bir maddeye, sözleşme anlaşmazlığı maddesine atıfta bulunur. Bu madde, Sözleşme Anlaşmazlıkları Yasasını (CDA) ve takip edilmesi gereken özel prosedürleri gerektirir.

Hükümet, çeşitli nedenlerle, ek para veya sözleşme değişiklikleri taleplerini bir talep olarak değerlendirmekten kaçınmaya çalışmaktadır. Yeni başlayanlar için, Hükümet, alındığı tarihten ödeme tarihine kadar faiz ödemek zorundadır. İkinci olarak, miktar belirli bir miktarın üzerindeyse, iddianın belgelendirilmesi gerekir (bkz. FAR ve CDA). Sertifikasyon, esasen, iddiayı tahrif etmedikleri için 18 USC yanlış iddia yasası cezalarının acısıyla yemin eden bir şirkettir.

Hükümet bunu bir iddia olarak ele almak yerine, bir REA olarak ele almalıdır; yüklenici, kendisi için neyin daha avantajlı olduğuna karar vermek zorunda kalacaktır – bir REA veya CDA iddiası.

Sözleşmenin iptali

Yükleniciler, sözleşmenin ifasına başlanmadan önce verilen bir sözleşme iptal edildiğinde anlaşılır bir şekilde oldukça üzülür. Yüklenicinin çok sınırlı durumlarda teklif hazırlama maliyetlerini geri alma yetkisi vardır. Öyle olsa bile, bir sözleşme ajansının bir RFQ'yu iptal etme kararını desteklemek için yalnızca makul bir temel oluşturması gerekir; bu bağlamda, bunu yapmak için makul bir temel olduğu sürece, bir acente, teklifler sunulup değerlendirilinceye kadar, iptali hızlandıran bilgiler ilk ortaya çıktığında bile, bir RFQ'yu iptal edebilir. Quality Tech., Inc., B-292883.2, 21 Ocak 2004, 2004 CPD para. 29'da 2-3; Datatrak Consulting, Inc., B-292502 ve diğerleri, 26 Eylül 2003, 2003 CPD para. 169 at 5. Ajansların mevcut fonları aşan sözleşmeler imzalayamaması nedeniyle, bir ajansın bir satın alma için finansman eksikliğinin iptal için makul bir temel oluşturduğu iyi bilinmektedir. İlk Giriş., B-221502.3, 24 Mart 1986, 86-1 CPD para. 290 at 3. Tedarik makamlarının iyi niyetle hareket ettiği varsayılır ve GAO'nun aksini karara bağlaması için kayıt, tedarik eden yetkililerin protestocuyu yaralamayı amaçladığını göstermelidir. Cycad Corp., B‑255870, 12 Nisan 1994, 94-1 CPD para. 253 at 5. Bir protestocunun salt kötü niyet çıkarımı yetersizdir.

sonlandırmalar

Hükümet, bir sözleşmeyi sebep (ticari kalemler), temerrüt (T4D) veya kolaylık (T4C) için feshedebilir. Ticari kalemlere ilişkin fesihler (FAR Bölüm 12) sözleşmeleri, FAR 52.249-x'in T4C veya T4D maddelerine değil, FAR 52.212-4(l) ve (m)'ye tabidir. FAR Bölüm 49, ticari olmayan kalemlerle (FAR Bölüm 12) ilgili sözleşmeler için FAR Bölüm 52'deki T4D ve T4C maddelerini belirler. Özellikle T4D, FAR Alt Bölüm 49.4, Temerrüt için Fesih kapsamındadır. T4C, FAR Bölüm 49'un çeşitli bölümlerinde ele alınmaktadır.

Temerrüt incelemeleri için fesih çeşitli şekillerde yapılabilir, ancak bir yöntem, müşterinin sahip olduğunu düşündüğü ile değil, sözleşmede GERÇEK teslim edilebilir olanla başlamaktır. Yüklenicinin fiili performansının sözleşmedeki belirli dile göre ne olduğunu dikkatlice izleyin. Hükümet tarafından sözleşme görevlisinden geçmeden sözlü değişiklikler yapıldıysa (ki bu asla olmamalıdır), yüklenicinin bu değişikliklere rıza gösterdiğini gösteren bir şey var mı? Yazılı olarak? Örneğin, değişikliklerle ilgili DFARS 252.212-4 maddesi bölümü, tüm değişiklikler için karşılıklı rızanın gerekli olduğunu belirtir. Bu incelemede, sözleşmedeki dili kullanın ve ardından Hükümetin fiili performansı belgeleyen yeterli kanıtı olup olmadığına bakın. Hükümet COR'nin, performansı kabul eden DD Form 250'ler gibi (ödeme alabilmeleri için) herhangi bir alma raporu imzalayıp imzalamadığını sorun. Kayıtta, Hükümetin yükleniciyi temerrüde veya uygun olmayan teslimatlara ilişkin bildirimde bulunduğunu gösteren herhangi bir şey var mı?

Fesihler hakkında bilgi almak için FAR Part 49 okunmalıdır. Hükümet, yükleniciye temerrütlerini düzeltme şansı vermeye ne kadar çok çalışırsa, Hükümet T4D'nin uygun olduğu iddiasını o kadar çok destekler.

T4D'leri inceleyen çeşitli mahkemeler, T4D'ler için yüksek bir inceleme standardına sahiptir, bu nedenle Hükümet, T4D'nin iyi desteklendiğinden ve Hükümetin yüklenicilerin uygun olmayan performansında çok az rolü olduğundan veya hiç rol oynamadığından emin olmayı ve aynı zamanda bir açıkça tanımlanmış teslimat, birkaç iyileştirme şansı ve kayıtta Hükümetin performans için emsal teşkil eden bir şeyi yapmadığını veya Hükümetin sözleşme performansına müdahale ettiğini veya gerekli işbirliğini/destek sağlamadığını gösteren hiçbir şey yok. (Örneğin, güvenlik eskortlarının sağlanamaması veya bir çalışma sahasına erişim sağlanamaması ve bu nedenle Yüklenicinin performansında gecikmelere neden olması).

T4D'ler için kilit nokta, bir Devlet kurumunun söz konusu öğenin yeniden satın alınması için O&M veya birçok tedarik fonu türü gibi önceki yıl tek yıllık tahsisli fonları kullanabilmesinin tek yolunun bu olmasıdır. Buna göre, Ajansın devralmayı hemen önceden alması çok önemlidir, çünkü kötü çalışma bildirimleri ve zayıf sözleşme yönetimi, Hükümetin T4D'yi kullanma kabiliyetini yok eder, böylece önceki yıl fonlarını yedek bir yüklenici almak için tutar.

Savunma Sözleşme Yönetim Ajansı'nın (DCMA), uygunluk sorunları için fesihlerle uğraşırken çok yararlı olan bir Fesih El Kitabı vardır.

Gerçek seçenekler analizi

Silah sistemleri gibi büyük sistemlerin Hükümet alımlarını analiz etmeye yönelik bir yaklaşım , gerçek seçenekler analizini kullanmaktır . Bu tür satın almalar, tek yıllık partiler halinde ("tek yıllık satın almalar" veya SYP'ler) veya Kongre onayı ile çok yıllı satın alma (MYP) sözleşmeleriyle yapılabilir. Çok yıllı sözleşmeler genellikle yüklenici için riski ve dolayısıyla Hükümet tarafından ödenen birim fiyatı düşürür. Bu duruma bakmanın bir yolu, çok yıllı bir sözleşmenin , yüklenici için bir dizi tek yıllık sözleşme müzakereleriyle ilişkili belirsizlikten kurtulması için gerçek bir seçenek içermesidir ( satış seçeneğine benzer ). Gerçek opsiyon analizi, opsiyon aktif olarak işlem görmese bile, sözleşmenin büyüklüğünün ve sözleşme değerinin oynaklığının bir fonksiyonu olarak gelir riskini Hükümete aktarmanın yükleniciye değeri hakkında bir tahmin verebilir. Müzakere edilen fiyat, müzakere eden tarafların riske karşı tutumlarından da etkilenir.

Ayrıca bakınız

Referanslar

daha fazla okuma

  • Nash, Ralph Jr.; Cibinic, John Jr. (1993). Devlet Sözleşmelerinin Oluşumu (2. baskı). George Washington Üniversitesi. ISBN'si 0-935165-07-X.
  • Nash, Ralph Jr.; Cibinic, John Jr. (1995). Devlet Sözleşmelerinin Yönetimi (3. baskı). Commerce Clearing House, Inc. ISBN 0-935165-32-0.
  • Tiefer, Charles; Shook, William A. (2003). Devlet Sözleşme Hukuku (2. baskı). Carolina Akademik Basın. ISBN'si 0-89089-437-X.
  • J. Edward Murphy (2005). Sözleşme Fiyatlandırma Kılavuzu: Yükleniciler, Alt Yükleniciler ve Devlet Kurumları için Maliyet ve Fiyat Analizi . Yönetim Kavramları. ISBN'si 1-56726-153-1.
  • Oyer, Darrell J. (2005). Fiyatlandırma ve Maliyet Muhasebesi: Devlet Müteahhitleri İçin Bir El Kitabı (2. baskı). Yönetim Kavramları. ISBN'si 1-56726-164-7.
  • Bednar, Richard J.; Braude, Herman M.; Cibinic, John Jr. (1991). İnşaat Taahhüt . George Washington Üniversitesi. ISBN'si 0-935165-18-5.
  • Manos, Karen L. (2004). Devlet Sözleşme Maliyetleri ve Fiyatlandırma . Thomson-Batı.
    Cilt I – ISBN  0-314-11621-4
    Cilt II – ISBN  0-314-11708-3
  • Edwards, Vernon J. (2006). Kaynak Seçimi Cevap Kitabı . Yönetim Kavramları, Inc. ISBN 1-56726-172-8.

Dış bağlantılar